BD-07系文件编写程序.docVIP

宝石电气设备有限责任公司 程序文件 Q/SYBOMCO D.QHSE.G02.06-2014(A)版 编制：罗雅君 体系文件编写程序 审核：郑骈淼 批准：丛万生 2014年 4 月20日生效 第1页 共4页 1 目的 为统一规范公司QHSE管理体系文件的编制格式和内容要求，制定本导则。2 适用范围 本文件适用于公司内所有与质量管理体系和健康、安全与环境管理体系相关记录的控制。 3 职责 3.1 综合部是本导则的归口管理部门，负责制、修订本导则并组织实施。 3.2 各部门和各单位负责按本导则规定编制相应的体系文件。 44.1 管理手册编制 4.1.1 封面：注明公司名称、质量（HSE）管理手册、版本号等。 a) 管理手册封面格式见附录A； b) 管理手册版面大小均用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。 4.1.2 目录：列出管理手册各章的题目和页码。 4.1.3 前言：公司概况及管理手册有关说明。 4.1.4 管理手册正文：对各过程控制要求的描述和体系文件的引用。 4.1.5 附表：管理手册的支持性文件。 4.2 程序文件和管理作业文件的编制 4.2.1 程序文件、管理作业文件的格式 ) 程序文件封面见附录； ) 程序文件首页见附录； ) 作业文件封面见附录； ) 作业文件首页见附录； ) 程序文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数／总页数 6) 作业文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数／总页数 7) 文件版面一律采用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。 4.2.2 文件版本、编码 发行版本：首版为A，以后换版为B、C、D……依次类推。 文件编码：这是体系文件的识别标记，一个文件只有唯一的一个编码。执行Q/G02.02-2014(A)版《文件控制程序》的规定。4.2.3 程序文件、管理作业文件的结构 程序文件的结构 ) 目的 2) 适用范围 3) 职责 )工作流程及要求 ) 引用文件 ) 记录及报告表式 管理作业文件的结构 ) 目的 2) 适用范围 3) 职责 ) 工作流程及要求 ) 引用文件 ) 记录及报告表式 4.2.4 文件编制原则 ) 质量管理体系专用文件采用GB/T 19000－200 标准规定的术语；环境管理体系专用文件采用GB/T 24001－2004 标准规定的术语；职业健康安全管理体系采用GB/T 28001－201 标准规定的术语；HSE管理体系专用文件采用Q/SY 1002.1－20 标准规定的术语；专业术语可直接引用技术标准的术语，也可用文字进行描述。 ) 程序文件是对管理手册中某些条款的补充和细化，作业文件是对程序文件中某些条款的补充和细化，下一级文件必须与所支撑的上一级文件相对应，不能脱离上一级文件另行制定； ) 能在管理手册中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制程序文件；能在程序文件中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制管理作业文件；能直接引用国家标准、行业标准、企业标准及技术文件对程序文件构成支持，也无需再开发作业文件； ) 为便于特色技术信息保密工作的开展，作业文件内容仅描述对管理活动的控制，有关作业技术和行为的控制内容（如：操作规程、维护保养规程、作业指南、实施细则、技术参数标准等）纳入技术文件，由各自行控制管理； 5）为便于操作和有益于指导管理活动，一个程序文件可以由多个作业文件、标准和技术文件进行支撑； ）文件的编制工作是对有关规章制度的进一步完善、细化和规范整理工作，有关规章、制度的管理内容纳入管理手册、程序文件、作业文件，相应的规章制度应同时废除。 4.2.5 程序文件、作业文件的编写内容 ) 目的 简述制定该文件的目的。应使用如下引导语： 为了……制定本程序（办法、规定或细则）。 ) 适用范围 简述该文件的管理内容和适用范围应使用如下引导语： 本程序（办法、规定或细则）适用于……。 ) 职责 表述所述活动的归口管理部门及相关部门和下级单位的职责。 ) 工作流程及要求 表述该程序（作业文件）所控制的过程输入要求和过程控制的环节、内容、方法要求以及应达到的管理目标（过程输出）。在上述表述过程中应按PDCA循环的原理写明策划、实施、检查、总结和改进各个阶段中应做什么，谁来做，按什么顺序做，按什么标准做，做到什么程度，谁来检查或考核，留下什么记录，如果发生问题应采取什么措施等等。同时要处理好与其它过程之间的接口问题。 作业文件要具体展开描述开展某项管理活动的具体步骤、方法和注意事项，内容