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几种常用公文的写作 段汉中 2009年8月14日 今天又由我来滥竽充数，和大家一起交流一下几种常用公文的写作。 对于一个行政机关的干部来说，公文写作是一项基本功，从我们工商局的情况来看，在座的每一位都经常接触公文、写作公文，有必要熟悉一些公文知识。 今天，我就借这个机会和大家交流5个问题： 1、什么叫公文？也就是公文的概念。 2、公文的特点。 3、公文的种类（主要是行政机关公文种类）。 4、几种常用公文的写作要求（通知、报告、请示、通报）。 5、公文写作和处理中常见的一些问题。 先讲第一个问题： 一、什么叫公文？ 公文，就是公务文书的简称。2000年颂布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文的定义是这样的：行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。我们有时候把公文就称作文件。 讲到文件，我们可以了解一下它的组成部分。 所有的正式文件都由三大部分组成： 眉首：是指红色反线以上至天头之间的各要素。包括：公文份数序号、秘密等级、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人。 主体：是指红色反线以下至主题词之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文日期、附注。 版记：是指主题词以下的各要素。包括：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。 这里有两个常见的问题。第一个是我们往往在转发上面的文件时也把被转发的文件作为附件来标注，这是错误的。 请大家一定明确：被批转、转发、印发的文件是整个公文的中心内容，不能视为附件。因此，在批转、转发、印发通知的正文之后，发文机关印章和成文日期之前不应标注被转发的文件名称及顺序。 第二个是关于抄报、抄送的问题。《国家行政机关公文处理办法》2001年正式施行后，就没有了抄报这一说。不管对多么高的上级，只要不是直接递交的请示报告，其他文件需要给他的，都用抄送，不说抄报。 二、公文的特点（或者特性） 公文不同于诗歌、小说、戏剧、散文等文学作品，这些文学作品可以充分发挥作者的想像力，可以抒情、议论，甚至可以虚构。同时，正式的公文也不同于一般应用文中的调查报告、工作总结、经济活动分析。它在漫长的演变过程中，从产生、发展到完善，逐步形成了自己的风格和特性。 概括起来有4点： 一是法定权威性。 公文是机关的喉舌，文成而法立。它可以代表机关发言，具有代表制发机关的法定权威性。比如，中共中央文件代表了党中央的意见；国家行政机关发布的文件，代表了人民政府职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威性。从每一项具体公文来说，权威性也十分明确。比如一项决定，是要求下级机关坚决贯彻执行的；一个通知，是要求收文单位知晓、办理和执行的。这是公文的第一个特性：法定权威性。 二是特定的程式性。体现在四个方面： （1）公文的用纸、书写、装订都有统一要求。 （2）公文的文本格式都由固定的三部分组成。 （3）公文的语言风格，包括惯用语，也自成一格，任何机关不得别出新裁，标新立异，随意改变。 （4）公文的制发和处理必须经过一定的程序，如由谁起草、由谁签发、怎样发送、怎样收文等等，都有明确的规定，任何人不得随意处理。这是公文的第二个特性。 第三个特性：明显的时效性。 公文是在公务活动中形成和使用的，是为推动机关工作服务的，因此，它明显地受时间的制约。比如，某项工作一旦完成，由这项工作所形成并使用的公文的效用也随之消失。各种公文的时效长短是不同的，有的管几年，有的管一年半载，有的管一时。但是，公文失效后也仍然具有查考的价值，因此，需要将它立卷，并转为档案保存。 第四个特性：鲜明的针对性 任何一种公文都是为了解决某一个具体问题而制发的，它往往从本阶段本部门本单位利益出发，颁布命令、制定章程、请示工作、答复问题，都有很强的目的性和针对性。 这是我要讲的第二大问题：公文的特性。了解了这些特性，我们在起草公文时，就会相应地注意一些问题，如时间上的要求，语言上的要求，体式上的要求等等。 三、公文的种类 行政机关公文，可以从文种、行文方向、秘密等级、紧急程度等方面来进行分类。 从文种上划分，行政机关公文有13种： （1）命令（令）； （2）决定； （3）公告；（4）通告 （5）通知； （6）通报； （7）议案； （8）报告 （9）请示； （10）批复 （11）意见 （12）函 （13）会议纪要 从行文方向上来划分，可以分为三类：上行文、下行文、平行文。所谓上行文，就是下级机关向所属上级机关的发文。那么，上面13个文种中，哪些是上行文？主要有两个：请示、报告。所谓下行文，就是上级机关对所属下级机关的发文。13个文种中，主要有决定、批复、通知等。所谓平行文，就是平行机关或不相隶属机关之间的发文。这类文种连接的发文机关和收文机关，不存在领