商务接待手2003.doc

商 务 接 待 手 册 第一条：总则 1为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制特制订本手册。 2商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 3．本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。 管理职能 是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由统一安排。 商务接待工作原则 1．对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。 2．规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不扯皮，不应付拖拉。 3．统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由另行审批。 接待职责分工 1．接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。 2．接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： ①：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 ②前台：负责来客引入及会议室的环境保持。 3．商务接待标准 公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为个级别：普通接待、。普通接待项目名称 说明 适合人群 普通商务类考察人员、技术人员等； 标准 按对方人员要求，公司不负担费用； 住宿标准 按对方人员要求，公司不负担住宿费用； 餐饮标准 简消费控制在?20 元/人以下，消费控制在?50 元/人以下； 接待陪同人员 接口业务人员、部门； 接待车辆 商务车或其他接待 备注 2．项目名称 说明 适合人员 交通标准 按对方人员要求，公司不负担费用； 住宿标准 按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准 简餐消费控制在?0 元/人以下，消费控制在?元/人以下接待陪同人员 接口业务人员、部门、接待车辆 商务车或其他接待 。 备注 3．项目名称 说明 适合人员 标准 按对方人员要求，公司不负担费用； 住宿标准 住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用； 餐饮标准 简餐便消费控制在?0 元/人以下，消费控制在?0 元/人以下接待陪同人员 接口业务人员、部门、； 接待车辆 车其他接待 安排到本地主要景点游玩或娱乐必要时于临行时赠送纪念品消费控制在?0 元/人以下。 备注 ①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待； ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； ③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人； ④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认； ⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下： 接待标准 行 政 部 审 核 部门负责人 审 批 总经理 普通接待 √ √ 业务接待 √ √ √ 贵宾接待 √ √ √ ⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批； ⑦接待负责人应将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2．商务接待的实施 ①接待负责人依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办； ②部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间； ③行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排； ④贵宾客户要制作《来宾接待手册》，由接待负责人，送至来宾； ⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续； ⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人职责； ⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接； ⑧公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念； ⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解对公司方面的意见接待，及时报告，以便