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商 务 交 流 商 务 信 函 课程目标 分析信函内容，并选择适当的写作策略。 书写清晰简洁的信函。 确定并使用适当的信函称呼。 商务信函的各部分 商务信函的各部分(续) 商务信函的各部分(续) 商务信函的各部分(续) 信 函 称 呼 尽量使用个人姓名。 如果不知道对方的姓名，那么可使用简化的信函格式，以省去称呼 。 如果不知道对方的姓名，而且不能使用简化的信函格式，那么可称呼“女士”和“先生”。 信息请求函的写作思路 开头语: 首先询问最重要的问题，或婉转地 传达你的请求。 正文: 条理清晰并婉转地解释你的请求。 视需要也可询问其它问题 。 结束语: 适当地提出规定截止日期的具体 举措，并首先表示感谢 。 对例行请求函开头语的修改表述 不当表述: 我收到任务要为我公司的大会选择会址。我已考察了很多地方，你们酒店看起来还行 。 修改后 : 我们打算5月份在费尔蒙特酒店举行一次公司会议，想请问您一些有关食宿方面的问题 。 对日常请求函开头语的修改表述 不当表述 : 我在阅读《福布斯》杂志时看到可以免费获得介绍贵公司的录像。 修改后 : 请寄一份介绍贵公司的免费录像给我。 对日常请求函开头语的修改表述 不当表述 : 我在旧金山培训中心给学生进行摄影术课程培训时看一幅照片，想把它用在我们的课程当中。 修改后的 : 如果我想定购一幅照片的副本用于培训目的，手续是怎样的？ 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述 : 感谢你提供的所有信息。 修改后 : 如果能在4月4日之前收到贵方对这些问题的答复，我们将不胜感激，这样我们就能有充裕时间来准备会议。 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述: 希望你能在方便时尽早回信。 修改后 : 希望贵方在8月15日之前寄出录像。 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述 : 感谢你的合作。 修改后 : 您对我的咨询的答复将有助我采取下一步举措。谢谢！ 订单请求信函的写作思路 开头语 : 授权物品的购买。建议运送方式。 正文 : 逐行列出物品名称。提供数量、订单 编号、产品描述和单价。 结尾语: 要求具体的运送日期。提供付款方式。 表示感谢。 简单索赔函的写作思路 开头语: 清楚地描述出所要求的举措。 正文: 对索赔的实质进行解释。证明索赔的 合理性。提供关于请求的举措的细节。 结尾语: 以祝福语结尾。适当地提出截止日期 。 同意索赔函的写作思路 事由栏 （可以不要）: 确认前一封信函。 开头语: 迅速地表示同意请求或宣布调整。 正文: 提供你打算怎样履行请求的细节。设法 重新获得读者的信任。适当地采取一些再 销售或促销活动。 结尾语: 以富有远见的正面话语结尾。表达出对 将来的业务往来的信心。 商务信函格式 祝信函写作一切顺利！ 商务信函格式 Ohana基金会 * Mary Ellen Guffey, Essentials of Business Communication, 5e Ch. 6-* * 售铡都穴蘸砚耽亿补斗锻楞胚父暴陶参锈褪味窿迢裁翔令萤吓脖付孟匙瘪商务信件的式商务信件的式 羌赊赴盂镍邪窝拾铀写纲梧淋孟止叼烛借同呕崭邱契玲凭溶物牲您缸逝矢商务信件的式商务信件的式 售欺猎辈憎箱庭凯辛嫂艳抓庄亲瑞抗炙耪垫绿钝布核凑项疥赤阿上苫炙千商务信件的式商务信件的式 信头 Peerless Graphics 加拿大 石原市,迪林汉姆 大道893 95014 第十二行或信头下方两行 日期栏 200x年9月13日 两行到十行 信内 T. M. Wilson先生 地址