B4.2-1_2.0f文件控制程序.docVIP

文 件 控 制 程 序 版本：第 2 版第 2 次修改 2005年1月5日发布 编制人 区晓明 审核人 曹 晖 批准人 梁 华 目的 控制与公司质量管理体系有关的文件，以保证各使用场所的文件为有效版本。 适用范围 适用于与公司质量管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的控制。 职责 规划发展部 主管本程序工作，负责文件的分发控制及管理。负责《质量管理手册》编制及本部门相关程序文件、作业文件的编制、审核。 董事长 负责《质量管理手册》及所主管的作业文件发布及修改的批准；负责咨询和监理合同的审批。 总经理／分发控制表，经公司总经理或文件管理部门负责人批准后，按发放范围发放文件。 收文部门负责安排文件领用人对分发控制表相关栏目及文件资料的签收事宜。 存档 签批的质量管理体系文件(母版)及原版计算机应用软件由规划发展部存档并列入本部门有效文件清单，在备注栏注明“母版”字样。 文件的修改 修改权限 《质量管理手册》、程序文件和作业文件修改时，应填写质量管理体系文件修改申请单，修改完成后填写质量管理体系文件修改记录表，由规划发展部按5.4条款将修改文件发放给文件持有部门人员。 质量管理体系文件修改申清单上，报规划发展部转发文件原编制部门。 由文件原编制部门负责文件修改，原审批部门进行审批。 由公司总经理或主管领导指定其它部门或人员进行修改或审批时，原文件审批部门应向修改部门或人员提供有关的背景材料。 修改方式 《质量管理手册》、程序文件和作业文件以换页、换版的形式进行修改，并保证更换。 ——换页：当某一页内容有修改时，应换页。换页后页修改状态应改变。 ——换版：文件经过大幅度修改或质量管理体系结构、经营方针及策略发生变化后，应换版。换版后页修改状态恢复初始状态。 其他文件根据需要由原分发部门根据具体情况制定修改形式。 质量管理体系文件不准手改或涂改。 文件的失效／作废、回收及销毁 失效／作废 失效和／或作废的文件和资料由原发文部门按原发放范围收回并在分发控制表备注栏注明“作废已收回”字样，使用部门／人员在本部门／人员有效文件清单备注栏作同样标注。需作资料保留的，加盖红色“作废”印章，填写文件处理申请单（一式两份），经公司总经理／文件管理部门负责人批准，报规划发展部后方可留存。应保证从所有发放和使用场所及时撤出失效和／或作废文件，确保防止误用。 回收 持有有效文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，文件原发放部门应收回该人员持有的有效文件并在分发控制表上作好相应记录。 销毁 文件失效／作废后，文件管理资料员填写文件处理申请单，经部门主管领导批准，各部门可自行进行销毁；质量管理体系文件必须由规划发展部统一收回销毁。 文件的使用及保护 文件使用人须使用有效版本的文件和资料，当咨询和监理服务活动中采用／引用的外来文件和资料及技术文件有修改时，应在使用的文件和资料上盖章，标识修改来源的名称或代号，以防止文件和资料的误用。 文件使用人不得将其所使用的文件擅自外借。 当文件使用人的文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手 续，交回破损文件，换取新文件。破损文件由文件控制部门销毁。 当文件使用人所持文件丢失后，需申请补发。必要时通知各有关部门。 文件和资料的复制及查阅 复制 各部门需要外来文件作为工作依据时，可向相关部门提出文件复制申请，填写有效文件复制（印）申请单，由其批准复制的份数并进行复制。复制文件发放按5.3.及5.4.条款执行。 文件查阅登记表，经公司总经理或文件管理部门负责人批准后查阅。查阅文件人员须在指定时间完整归还文件。到期不还者由文件借出部门负责追回。母(原)版文件一律不外借。 计算机应用软件管理见作业文件《计算机应用软件及电子文件控制要求》。 文件控制印章的管理 控制印章由各部门专人保管并使用。 控制印章由规划发展部负责发放和回收。 控制印章式样下列 标识印章 应由具有“北京时代鼎典信息技术有限公司”专有字样标志的印章组成。 受控印章 (当文件未有“北京时代鼎典信息技术有限公司”专有字样标志时，应与标识印章同时使用) 作废印章 (当文件未有“北京时代鼎典信息技术有限公司”专有字样标志时，应与标识印章同时使用) 修改印章 相关文件 DG/QB4.2-02 《质量记录控制程序》 DG/QC4.2-01-01 《计算机应用软件及电子文件控制要求》 DG/QC4.2-01-02 《文件和质量记录编制规定》 DG/QC4.2-01-03 《现行有效法规、标准、规范目录》 质量记录 DG/QR4.2-001 有效文件清单 DG/QR4.2-002 分发控制表 DG/QR4.2-006 质量管理体系文件修改申请单 DG/QR4.2-007 质量管理体系文件修改记录表 DG