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有效运用会议时间 会议失败成本知多少 会议长久以来已是管理上一种不可或缺的工具，透过有效的会议沟通，将可以花最少的时间而获致最大的效果；但如果进行不当，「会而不议，议而不决」，则成为管理上最大的浪费，一个失败的会议所蒙受的损失至少有以下几项： 筹办会议所投入的人力、金钱、物力。 直接生产效益的短少。 招致与会者的不满意与反感。 问题解决时效的丧失。 会议的种类 会议依照目的及性质的不同大致可区分为五大类： (1)宣达会议 此类会议的目的主要在将重大的决策、规定或情报告知有关人员，由于没有文书转达的误解，并能立即解答疑问，是管理者最常采用的一种会议方式，此时主席扮演着信息提供者的角色。 (2)检讨会议 此类会议的目的在控制各部门的工作进度及品质，同时让与会者了解其它单位的现况，主席主要的职责在检核进度，发觉异常。  (3)协调会议 此类会议之所以召开主要因为部门间利害发生冲突，或者需要众多单位配合实施，主席的主要职责在控制发言顺序。 (4)解决问题会议 此类会议主要目的在集思广益，共商可行办法，主席主要职责在鼓励参与确认对策。 (5)搜集意见会议 此类会议主要目的在获得与会者的意见，因此主席只扮演触媒的角色，尽量创造热烈的发言气氛。 主席的职责 主席是会场的灵魂，会议的成功与否全看主席能否发挥他的职责，主席的职责可以归纳为下列数项： 课程中分组讨论的主持人其角色也与主席类同，必须在限定的时间内带领小组，找出问题的症结，并提出对策，所以分组讨论可以说是会议主持技巧最佳的练习机会。 (1)议程的控制 如果会议中设有司仪，议程是由司仪宣布，但是议程转换的决定权却操在主席中。一般会议的议程应包含下列程序。 主席宣布开会 报告出席人数 报告会议议程 宣读上次会议记录 报告上次决议案执行情形 进行本次会议预定讨论事项 临时动议 宣读决议事项 散会 (2)时间的掌握 马拉松式的会议通常收不到会议的效果，一般的会议最好不要过两个小时，否则与会者身心俱疲，根本无心恋栈，因此主席必须有时间观念，在开会前就宣布此次开会预定使用时间，并在计划时间内，完成会议目标。 (3)问题的澄清 会议中所讨论的问题往往不够明确，例如「目前工厂交货不顺如何解决？」是所有的货都不顺还是少数几样？所谓的交货不是指生产落后抑或品质发生问题？这些问题如果能以明确的数字或事实加以描述，将可以使问题具体化，避免牛头不对马嘴的讨论。 (4)争论的解决 会中难免有些争论，如果争论得不到实时解决，将影响后续的议程，因此主席如果发现争论过于冗长无法解决，应适时插入，或者径付表决，或者延至下次议题中讨论。 (5)避免讨论离题 会议中讨论离题是常有的事，有的借着会议大吐苦水，有的则尽在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此时主席应委婉制止，将讨论拉回主题。  (6)防止少数垄断 会议中难免有些人态度较为专横，气势凌人，频频要求发言，此时主席应让其它人有发表意见之机会。 (7)决议的确认 会议中决议如未经确认，经常会船过水无痕，只被当成意见而被视为决议来认真执行，甚者发生混淆，与当初决议大相径庭，因此主席有必要将决议确认。 (8)引发注意力 一般会议并未如脑力激荡会议一样热烈有趣，因此并非人人都有参与的兴趣，所以如何引发注意力，避免有人打瞌睡或私人谈天是主席的工作。 (9)鼓励参与 会场开放而热烈的讨论气氛是会议成功的基础，如此才能搜集到各方的意见，因此主席应创造一个民主、开放、自由的讨论空间，让每个人畅所欲言。 (10)维持会场秩序 开会最怕有人不遵守规定，例如随意走动、聊天、任意发言等举动，因此主席必须随时制止任何破坏会议进行的行为。 如何参与会议 一般人都不喜欢会议，但是如果我们从另一个角度来看，个人透过会议却可以说服别人接纳自己的意见，或者表现自己的才华，会议并不是一件令人厌恶的事情，我们不但要摒弃消极的心态，更要以积极的态度做好参加会议的准备。 (1)参加前的准备 　当您接到会议通知，首先要考虑几个问题。 与会者有那些人？ 不同的与会者将会影响会议的进行及结果，从与会者名单亦可预测会中将有那些意见会被提出，如果阻力大于助力则应尽早安排对策。 会议的目的是什么？ 会议有各种不同的召开目的，有的是老调重弹，有的是为了集体分担责任，当然啦！也有的是为了找到最佳的创意，根据不同的会议目的，您就应及早准备。 应准备那些资料？ 会议中如果需要报告，或者可能被询及相关事项，就必须在事前准备，才能予人专业的印象。有时如果预知会中将有争议，亦要在事前搜集左