Excel2003教程精选.ppt

1. 数据清单 Microsoft Excel 提供了一系列数据管理功能，可以很方便地管理和分析数据清单中的数据。如排序、筛选、数据透视表作汇总、用数据图表显示数据的变化等等。 数据清单的概念 由包含相关数据的一系列数据行组成，是Excel中的数据库表格。 行为记录，列为字段 第一行称之为字段名（或称列标） 在数据清单中，避免在表内有空行或空列 2. 数据的排序 普通排序原则：“升序”--从小到大 数字：从负到正 文本：ASCII码的顺序 逻辑值：FALSE TRUE 错误值：优先级相同 空白始终排在最后 Excel 2007下排序可以按数值大小、单元格颜色、字体颜色、单元格图标排序。 排序操作 选择数据区域或鼠标放在数据清单内，单击“数据”| “排序和筛选”| “排序”按钮； 在排序对话框中，选择关键字和排序依据、次序 注意： 选取的数据区域是否包含标题，排序结果将不同 排序过程中选中了一个区域，则区域之外的数据不排序 排序实例： 在“超市业绩表”中完成如下排序。 按地区降序排序，若地区相同再按店面升序排序； 按北京、上海、广州顺序排序； 操作提示： 以地区为主关键字段，排序依据为“数值”，次序为“降序”；以店面为次关键字段，排序依据为“数值”，次序为“升序”，选择“数据包含标题”； 先建立自定义序列，序列为北京、上海、广州，以地区为主关键字段，排序依据为“数值”，次序为“自定义序列”，在对话框中选择序列 3. 数据筛选 数据筛选：按指定条件对数据清单中的记录进行选取，只显示满足条件的记录，而隐藏其它记录。 两种筛选方法：自动筛选和高级筛选，高级筛选适用于条件比较复杂的筛选 筛选时，根据数据清单中不同字段的数据类型，显示不同的筛选选项。如字段为文本型，则可以按文本筛选。 筛选和取消筛选操作： 筛选 鼠标放在数据清单内，单击“数据”|“排序和筛选”| “筛选”按钮； 单击筛选字段名右侧的筛选按钮，设置条件 取消筛选 若取消对某一字段的筛选，单击字段名右侧的筛选按钮，选择“全部”； 若取消筛选状态显示所有记录，再次单击“数据”|“排序和筛选”| “筛选”按钮； 操作实例： 对学生成绩单，按下面的要求进行筛选。 筛选出外语系和法律系的学生记录； 筛选出三门课成绩都在85分以上的记录； 筛选出1978年到1979年间出生的记录； 筛选出数学成绩最高的5个人记录 4. 分类汇总 目的：在数据清单中快速汇总同类数据，可分类进行求和、计数、求均值、求最值等计算 前提：先要将数据按分类字段进行排序，再进行分类汇总 操作步骤： 单击数据清单的任一单元格 将数据按分类字段进行排序 单击“数据”|“分级显示”|“分类汇总”按钮，在“分类汇总”对话框中选择： 分类字段：选排序所依据的字段 汇总方式：选用于分类汇总的函数方式 选定汇总项：选要进行汇总计算的字段 单击“确定”按钮 分类汇总 取消分类汇总结果 在“分类汇总”对话框中选择“全部删除”命令按扭 分类汇总结果的层次显示 汇总表的左上角有按钮，分别标明“1”，“2”，“3”等，说明层次。 汇总表左面的“+”按钮，每个按钮对应一个汇总行，单击“+”按钮，显示出汇总行的明细数据。 操作实例： 在“超市业绩表”中用分类汇总完成统计。 求每个地区的总销售额 求每个店面的平均销售额 求每个季度的销售记录次数 操作提示： 以地区为关键字段排序（和次序无关）；“分类汇总”对话框中设置以“地区”为分类字段，汇总方式为“求和”，汇总项为“销售额”； 以店面为关键字段排序；“分类汇总”对话框中设置以“店面”为分类字段，汇总方式为“平均值”，汇总项为“销售额” 以季度为关键字段排序，汇总方式为“计数”，汇总项为任意字段 5. 数据图表 利用工作表中的数据生成的图表称为数据图表。 创建数据图表有助于进行数据分析，看清数据间彼此的关联及差异，有助于预测和决策。 建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。 图表类型 内嵌图表 是一种图形对象，数据图表将放在工作簿已有的工作表内； 独立图表 图表独立存放在新的工作表内，默认名称为Chart1，Chart2等。 选择数据区域，按F11键，一键成图 图表共同特点： 内嵌图表和独立图表链接到工作表数据上。 图表创建和修饰操作步骤： 选择数据区域，“插入”选项卡|“图表”组中选择图表类型创建图表； 单击数据图表，从“图表工具”的“布局”选项卡|“标签”组中选择相应命令显示图表标签、坐标轴标题、数据标签等； 选择图表元素，单击“布局”选项卡|“当前所选内容”|“设置所选内容格式”命令按钮，设置图表元素的格式； 选择“图表工具”|“格式”选项卡，应用图表形状样式 实例： 根据定大公司第一季度销售量，创建数据图表。 案例5：数据管理