工程项目管理-第8章.ppt

第八章 信息管理 第一节 概述 第二节 工程项目报告系统 第三节 工程项目管理信息系统 第四节 工程项目文档管理 第五节 计算机在项目管理中的应用 一般了解：工程项目报告系统结构、项目管理信息系统结构、项目文档管理、项目管理软件的主要功能。 一般理解： 重点掌握： 第一节 概述 一、项目中的信息流 二、项目中的信息 三、项目信息管理的任务 四、现代信息科学带来的问题 一、项目中的信息流 1．工作流; 2．物流; 3．资金流; 4．信息流; 这四种流动过程之间相互联系，相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。在这四种流动过程中，信息流将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。它不仅反映，而且控制，指挥着其他三种流。项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程： 1．项目与外界的信息交换。项目作为一个开放系统，它与外界有大量的信息交换。 2．项目内部的信息交换，即项目实施过程中项目组织者因进行沟通而产生的大量的信息。 二、项目中的信息 (一)信息的种类： 1，项目基本状况的信息。 2．现场实际工程信息， 3．各种指令、决策方面的信息。 4．其它信息。 (二)信息的基本要求： 1．专业对口。 2．反映实际情况。 3．及时提供。 4．简单，便于理解。 (三)信息的基本特征 1．信息载体通常有： (l)纸张，如各种图纸、各种说明书、合同、信件、表格等； (2)磁盘、磁带，以及其他电子文件； (3)照片，微型胶片， X光片； (4)其它，如录相带、电视唱片、光盘等； (三)信息的基本特征 2．选用信息载体，受如下几方面因素的影响： (l) 不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求。 (2)项目信息系统运行成本的限制。 (3)信息系统运行速度要求。 (4)特殊要求。 (5)信息处理和传递技术和费用的限制。 3．信息的使用有如下说明： (l)有效期 (2)使用的目的 (3)信息的权限 4．信息的存档方式。 三、项目信息管理的任务 1．组织项目基本情况的信息，并系统化，编制项目手册。 2．项目报告及各种资料的规定。 3．按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。 4．文档管理工作。 四、现代信息科学带来的问题 现代信息技术，特别是计算机联网、电子信箱、 Intenet网的使用，造成了信息高度网络化的流通。这不仅表现在项目内部，而且还表现在项目和企业及企业各职能部门之间。例如：企业财务部门直 接可以通过计算机查阅 项目的 成本和支出，查阅项目 采购订货单；子项目负 责人可直接查阅库存材 料状况；子项目或工作 包负责人也许还可以查 阅业主已经作出的但尚 未推行(详细安排)的信 息，则形成了如图18-l 所示的信息流通。 第二节 工程项目报告系统 一、工程项目中报告的种类 二、报告的作用 三、报告的要求 四、报告系统 一、工程项目中报告的种类 按时间可分为日报、周报、月报、年报； 针对项目结构的报告，如工作包、单位工程 单项工程、整个项目报告； 专门的内容的报告，如质量报告、成本报告、工期报告； 特殊情况的报告，如风险分析报告、总结报告、特别事件报告等； 状态报告，比较报告等。 二、报告的作用 1．作为决策的依据。 2．用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果。 3．总结经验，分析项目中的问题。 4．通过报告去激励各参加者，让大家了解项目成就。 5．提出问题，解决问题，安排后期的计划。 6．预测将来情况，提供预警信息。 7．作为证据和工程资料。 三、报告的要求 1．与目标一致。 2．符合特定的要求。 3．规范化、系统化。 4．处理简单化，内容清楚，各种人都能理解，避免造成理解和传输过程中的错误。 5．报告的侧重点要求。 四、报告系统 在项目初期，在建立项目管理系统中必须包括项目的报告系统。这要解决两个问题： 1．罗列项目过程中应有的各种报告，并系统化； 2，确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采颓和处理方式，并标准化。 报告的设