秘书的“办会”工作.docVIP

秘书的“办会”工作教学目的和要求：通过本章学习，学生应了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议议案，掌握会议组织工作的六个环节，掌握办公会议组织的基本要点。 会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。在现代社会生活中，会议已成为一种经常的社会活动形式，而且范围更大、内容更丰富，形式也在不断变化。会议对领导者而言，既是实施领导行为的一种手段，也是领导工作的一个环节。而一个有效的会议，不论是隆重热烈的庆祝会，还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会，无不存在着会议组织服务工作，即本章所说的会务工作。秘书人员应熟悉会务工作的程序，掌握会议组织与服务工作的方法和技巧。 第一节、会议概述 一、会议的含义会议是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。从字面含义上看，“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。但在现实生活中，会议却有多种形式：有的是聚会并商议，如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等；有的是聚会集会，而“议”则用沟通信息取代了，如报告会、传达会、吹风会，记者招待会、新闻发布会等；还有的则是聚会只为表达某种意愿，如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。在以上会议的三种模式基础上，交叉融合，各有侧重，又可以演变成各种类型、各种形式的会议。二、会议的种类从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。（一）按会议规模分：1．大型-——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。2．中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。3．小型——少则几人，多则几十人参加的会议，如座谈会、办公会、现场会等。在某些地方、某些时候，还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动，如万人集会庆典活动、焰火晚会，特大型工程的奠基、开工及峻工典礼等。对于秘书和秘书部门来说，大、中型会议的会务组织工作环节较多，难度较大，需要精心准备，小型会议虽属日常工作范围，但也有些关键环节，需要认真安排。至于特大型会议，则不是秘书部门能独立承担得了的，应由秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责组织。（二）按会议性质分：1．规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；2．决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长、经理办公会等；3．专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议、金融工作会议、人事工作会议等；4．动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；5．纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命90周年大会；6．外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；7．综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。（三）按时间分：1．常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会；2．非常规性不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，比如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。（四）按会议采用的媒介分：1．电话会议——通过公共通信系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。20世纪中期至末期，这种会议形式，在沟通交流重要情况、传达布置紧急任务方面被普遍采用。2．电视会议——运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便的传输文字、图像和语音信息的会议形式。3．计算机会议——计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。此外，按会议地域划分，如国际性会议、全国性会议、地方性会议等；按会议召开的阶段划分，如预备会议和正式会议；还有像前文按会议目的划分，如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。以上会议分类方式都只是相对而言，没有绝对的标准。三、会议的申报与审批会议无论大小，都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。这种程序，视会议性质、内容、规模而不同。对于例行的常规性工作会议，如经理办公会，需要提议和审定的往往不是会议本身的必要性，而是会议应讨论研究的内容及议题。而对于更多的非例行、非常规的会议，比如企业的客户联谊会、年终表彰会、产品鉴定会、订货会，则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。1．会议申报与审批的形式一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。一是口头申报形式。对于小型座谈会、简短的碰头会、一般问题的现场会