单份文件归整理工作流程.docVIP

《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明 一、适用范围： 流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位； 流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。 对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。 二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题： 1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定； 2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确； 5、符合单位及各部门实际，尽可能细化； 6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。 单份文件归档整理方法操作简图（流程一） 收 集编 制 页 码 收 集 编 制 页 码 装 订 排 序 盖档号章 电脑著录 装盒排架 打印目录 编制检索 工 具 收集应归档的文件材料 齐全完整 判断文件是否归档 依照归档范围,慎 重决定文件去留 慎慎重 确定归档文件的保管期限 归档判断 确定期限 期 限 分 类 准确客观 年度-机构（问题或文号）-期限 分类方法科学、适用，保持相对稳定 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”装订 便于保管利用 按期限-机构-时间三个层次排列 顺序相对固定 在每一“件”的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、不空 有关的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 按件号顺序装盒、上架 不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒中 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 单份文件归档整理方法操作简图（流程二） 编 制 页 码装 订 编 制 页 码 装 订 盖档号章 电脑著录 装盒 打印目录 处理完毕的文件逐件判断是否归档 依照归档范围,慎 重决定文件去留 慎慎重 确定归档文件的保管期限 归档判断 确定期限 准确客观 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”装订 便于保管利用 在每一“件”的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、不空 有关的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 分保管期限、按件号顺序装盒 不同保管期限的文件不要装入同一盒中 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 移 交 档案实体与目录，于次年上半年移交档案室 同时移交相关文件、目录的电子版本 检查验收 档案室检查验收实体与目录 检查实体整理与目录是否规范 排 架 将档案实体装入档案柜中 按相对固定的机构顺序排列 编制检索工 具 编制检索 工 具 流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档 流程 操作步骤 控制措施与质量标准 1、收集 1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》； 1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料； 2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求； 3、收集的要求： 应归档材料须齐全、完整； ②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。 2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记； 3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续 。 2、归档判断 确定文件是否归档 依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。 3、确定保管期限 对照保管期限表确定每份文件的保管期限 归档文件保管期限的判定必须准确、客观 4、分类 1、分年度:把文件材料按形成年度分开 文件的“形成年度”是指文件的成文日期 2、分机构(问题)或文号:在同一年度内按机构（问题）或文号分开 1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。 2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。 3、分保管期限:同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开 分类方法应保持相对稳定 5、编制页码 在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码 无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页