04.办公用品管理制度.docVIP

总则 目的。为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。 本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。 办公用品的分类 按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。 低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品； 高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。 办公用品的管理部门 公司办公用品的管理统一归口为综合管理部。综合管理部应当于每月30日完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。 办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类. 常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。 非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。综合管理部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理。 办公用品采购 办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。 集中采购由综合管理部负责并管理。 集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。 实行定期计划批量采购供应。即：每月25日前各部室向综合管理部提报当月所需用品计划填写《办公用品月度申购单》，由综合管理部统一采购。 特殊办公用品可以经综合管理部门同意授权各部门自行采购。 各部门若临时急需采购办公用品，由部门负责人填写《急需办公用品申购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，交综合管理部审批同意后，实施采购任务。 必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存。 结算办法。综合管理部根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。 办公用品管理 办公用品入库管理。办公用品采购回来后，应由综合管理部统一签收、保管和发放。综合管理部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务管理部在接到相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。 办公用品的保管。 备用的办公用品由综合管理部统一保管。公司为综合管理部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。 发放出去的办公用品应当由综合管理部在《办公用品领用表》上做好相应的领用记录，领用人签字确认，明确领用部门，领用人，领用日期。 对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。综合管理部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇。 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向综合管理部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交综合管理部。 对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理表》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。 对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由综合管理部负责。 办公用品（价格在100元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向综合管理部报告，由综合管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据综合管理部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。） 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，综合管理部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。 附则 解释权。 本制度解释、修订权归属综合管理部。 生效日期。 本制度经审核批准后，自公布之日起生效，原有方案制度同时废止，如有修订遵从新规定。 办公用品管理制度 编号 HNCJ-ZH-XZ-04 版本号 A/0 生效日期 2011年7月1日