材料采购理制度及报销细则.doc

采购管理制度及报销细则（初稿） 为了规范企业经营行为，加强材料，物资管理，保证工程材料，物资的供应，结合本公司的实际情况，制定本办法。 1 、 请购部门的划分： 各项目部，办公室 2 、范围： 2.1与工程施工有关的对外采购的材料，辅料 2.2对外采购使用的办公用品，工具，机械设备及设备配件 3、权责： 3.1需求的部门：负责材料，设备及配件，工具，办公用品等申请及验收。 3.2采购部：负责采购作业执行及货品采购的费用报销申请。 3.3库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。 3.4财务部：负责费用报销原始凭证的核实审核和付款工作。 3.5总经理：负责对采购物料计划订单及费用报销批准工作。 4、.采购流程： 4.1请购： 4.1.1. 主材料，辅料，工具，设备及配件采购：请购经办人员应依数量管理基准，用料预算，参酌库存情况开立“请购单”，并注明材料的品名，规格，数量，需求日期及注意事项，经项目经理审核后依请购审批权限呈核并编号（由各部门编订） 4.1.2 单价100元，总金额1000元以下的零星材料采购可免开请购单，由各项目部直接交公司派驻采购员采购。 4.1.3总务性物品采购：免开请购单，以“总务用品申请单”委托办公室办理，其列举如下: A贺奠用物品：花圈，花篮，礼物等。 B招待用品：酒，饮料，香烟等。 C书报（含技术性书籍及定期刊物），名片，办公用品等。 4.1.4请购审批权限： A主材料，辅料，工具，设备及配件 请购金额预估在10000元 以下者，由项目主管审批。 请购金额预估在10000 元至20000元者，由副总经理审批。 请购金额预估在20000元以上者，由总经理核决。 B.总务性用品 请购金额预估在1000元以下者，由项目主管审批。 请购金额预估在1000元至4000元者，由副总经理审批。 请购金额预估在4000元以上者，由总经理审批。 4.2采购： 4.2.1 经审批签字的请购单交材料部安排采购。采购人员在接到采购通知后，及时联系各厂商、供应商报价，原则上同种物料需三家比价（针对各物料临时到场寻找，比价的，在采购前加以说明），填写“采购单”，详填最新有效报价，“订购厂商”“付款条件”与“报价有效期限”经材料主管审核，采购单最终由总经理批准后执行采购（授权代批除外）。 大宗材料由公司材料部负责办理，总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供 应商或代理商议价，必要时由总经理或指派专人协助办理采购作业。 4.2.2采购作业方式 ： 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。 A、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 B、长期报价采购：凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。 4.2.3采购审批权限： 采购类别 审批限额 采购审批权限 备注 统购材料 不论金额多寡 副总经理--总经理 财产支出（包括购置的器材） 1000 元以下 项目经理直接核决 财产支出（包括购置的器材） 1000元至2000元 项目经理--主管 4.3订购： 4.3.1采购员依批准后的采购单，填写采购订单发供应商回签，如供应商不能回签又已送货的由采购员在订购单上注明“有效”字样，产品包装上要求供应商标明（厂商，订单号，规格型号，数量，颜色）。 4.4采购后的验收及入库 4.4.1材料，辅料到达工地时，库管员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的材料名称，规格，数量和送货清单及发票（原则上要求索要发票，对总金额300元以下没有发票的材料要求有效收据及清单），并点收数量无误后在供应商送货单上签名验收，并通知项目施工验收来料品质，审核无误后填制入库单，库管员及经手人签字生效。 4.4.2如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知项目经理，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如果采购要求收下该等材料时，库管员应告知项目经理，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。