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OA规范办公流程，提高办公效率 目录 公司介绍 背景 选型使用 实施 实施阶段1 -启动阶段 实施阶段2-环境分析阶段 实施阶段3-数据模拟阶段 实施阶段4-试运行阶段 实施阶段5-交接阶段 实施效果 经验总结 应用界面摘图 公司介绍 中铁十三局集团为中央企业，前身是组建于1948年8月的铁道兵第三师，1984年元月由兵改工为铁道部第十三工程局，2001年6月改制为集团有限公司。 集团拥有24个类别的51项施工资质，其中铁路工程施工总承包为特级，有公路、市政、房建、水利水电、矿山、桥梁、隧道、机场、城市轨道、水工隧洞等一级资质36项，其它资质14项，并具有承包境外工程和境内国际招标工程资质。企业先后参加了大秦、京九、内昆、渝怀、青藏等50多条铁路和沈大、石中、广渝、京珠等60多条高速公路建设，以及多项特大桥、长大隧道施工和水利水电、工民建、矿山、钢结构、市政等多项工程的施工。 背景 随着业务的增多，企业面临如下问题： 每天有许多收发文要处理 审批流程很多，很复杂 工厂有许多 技术文档资料，技术更新很快，没有一个可以技术分享的平台 有许多关键图文资料利用 INTERNET传输有一定危险性和不稳定性，没有一个很好的内部传输平台 集团领导决定寻找一个支点，给中铁十三局集团注入新的活力，这个支点就是实施办公自动化。 选型使用 2004年至2005年经过一年选型 2005年1月签订合同 实施时间1个月左右 实施 中铁十三局集团对红帆OA软件寄予了厚望，期待通过OA的良好应用推动企业进入一个有序的、持续的发展阶段。但OA系统涉及面很大，要改变传统的办公模式，单靠技术人员闭门造车是不行的。 在系统规划与建设过程中，中铁十三局集团的各级领导给予了高度重视和大力支持，并成为OA项目组的领导核心。 实施阶段1 -启动阶段 召开项目启动会，建立项目组织。 以协调为主、培训为辅，让相关的参与部门及人员了解 OA知识、OA系统功能与结构，据此制订适合各部门应用的项目总计划； 实施阶段2-环境分析阶段 以协调为主、培训为辅，安装原型系统，以解决项目建设过程中出现的问题为核心，提出问题、分析问题、解决问题； 在公司领导和部门员工的支持下，获取企业的基本数据信息。 实施阶段3-数据模拟阶段 完善、优化系统。通过多次的沟通与交流，参与系统建设过程的相关部门责任人已能较好掌握系统，所谓“横看成林侧成峰” 在不同职位不同人的眼中，都有自己不同的见解和不同的工作方式，他们提出的宝贵意见和建议帮助红帆工程师们更好的理解企业的管理方式和流程，在他们的帮助下，OA系统更贴近实际需求，更贴近应用。 中铁十三局集团的流程繁多，在拟定基本流程的清单基础上，以单向、简单的流程入手，使得项目组人员在短短的一个星期就学会了流程的设置和自定义字段等复杂流程的设置。 实施阶段4-试运行阶段 主要是培训和答疑。共举办了四次最终用户产品应用培训会。 采用分批的培训方式，主要是因为要针对不同岗位不同权限的使用者，培训内容有所不同。如此大规模的培训在短短的3天内完成，得到了企业领导和相关工作人员的大力配合。 实施阶段5-交接阶段 红帆科技还提供免费的技术支持热线，网上在线支持。做到“扶上马，送一程”。红帆科技为中铁十三局集团提供免费一年技术支持。 实施效果 OA规范了中铁十三局集团管理审批程序，克服拖沓，强化监督。 固化业务程序，并建立起基于互联网的办公模式，扩大控制范围，让信息范围与业务范围同步。 在使用OA后，将所有的文字文档存储在公用文档上，通过授权的方式，实现了随时查询，随时可以调用或者修改，既提高了效率，同时带来了便利，避免了人为的出错。 规范了安全管理，通过OA定制流程，定期定人进行安全活动，并做必要的记录，领 导可随时检查、监督安全管理工作，并为今后的安全管理做了必要的存档，有记录可查。 OA协同的使用，使得工作的交流由口头转为文字，有记录可查，事件的结果可跟踪，并且提高了计算机的使用水平，实现了员工之间的沟通无障碍。 OA的使用从整体上提高了公司的现代化办公水平，使得公司人员的管理理念得到了很大的提高，提高了职业化的素质。 增加了事件的可追溯性，责任更加明确，大大减少了推诿和扯皮事件的发生。使得做事的过程留了下来，为将来的流程优化提供了依据。 经验总结 领导重视，组织得力。中铁十三局集团的领导层认识到建立办公自动化的重要性和必要性，于是成立了由中铁十三局计算机研究所所长挂帅的７人领导小组，小组成员包括ＩＴ方面的专家，集团管理方面的专家，他们的能力在产品选型及实施建设过程中发挥了关键作用。 严格实施，如期完成。“行百里者半九十”，中铁十三局在每个阶段、每个实施细节上都没有丝毫的放松与懈怠。 实际出发，循序渐进。虽然对系统实施的