秘书复习要点第一章..docVIP

第一章:检查会议常用的视听设备1.9 (一)会议常用的视听设备?　　会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。?　　(二)检查会议常用视听设备的工作程序?　　1．确定工作人员的职责?　　2．预演和检查会场视听设备?　　即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。?　　(三)注意事项?　　(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。?　　(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。?　　(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。?　　(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。?　　(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。?　　(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。 安排会议礼仪服务1.8 (一)会议礼仪的种类?　　会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。?　　(二)安排会议礼仪服务的工作程序?　　1．选择会议礼仪服务人员?　　2．分解工作程序?　　3．培训会议礼仪服务人员?　　培训的内容包括：　　(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训；　　(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训；　　(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。?　　4．准备服装用具?　　5．礼仪执行 准备会议资料、会议用品1.7 (一)会议资料的类型和准备?　　1．会议资料的类型?　　(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。?　　(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。　　(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。?　　2．会议资料的准备?　　(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。?　　(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。?　　(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。?　　(二)会议用品的类型和准备?　　1．会议用品的类型?　　(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。?　　1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设?　　备，以及必要的安全设施等。?　　2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。?　　(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。?　　2．会议用品的准备?　　(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。　　(2)检查好灯光、扩音设备。?　　(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。?　　(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。　　(5)在每人座位前摆放纸笔。?　　(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。?　　(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备；如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。?　　(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。?　　(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 邀请会议嘉宾1.6 (一)会议嘉宾的类型和要求?　　1．会议嘉宾的类型?　　会议嘉宾的类型包括：　　(1)组织方的上级领导和政府官员；　　(2)企业的重要客户和各种利益相关方；　　(3)社会名流和影视明星；　　(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。?　　2．嘉宾邀请的要求?　　会议嘉宾邀请的要求有：　　(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场；　　(2)要发出正式邀请函；　　(3)要做到有礼貌；　　(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系；　　(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则；　　 (6)嘉宾人数不宜过多。?　　(二)邀请会议嘉宾的工