《JQ标牌公司内部控制程序-37页》.docVIP

柳州市JQ标牌有限公司 文件控制程序 文件编号：QP01-A 版号：A0 1 目的 　　对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件是有效的。 2 适用范围 　　适用于本公司内部与质量管理体系有关的文件的控制。文件媒体可以是纸张、磁盘、照片、标准样品、其它电子媒体或它们的组合等。 3 术语 3.1文件：信息及其承载媒体。这里指与质量管理体系运行有关的文件，包括质量手册、程序文件、质量计划、实施文件包括管理制度、技术标准、操作、规程、作业指导书等。设计图纸、质量记录表格以及适当的外来文件如国定或行业标准、政府法律、法规等。 3.2资料：指为形成质量管理体系文件提供信息或数据的参考性文件，包括外来的、内部的与质量管理体系有关的过期失效文件及新技术资料等。 3.3规范：阐明要求的文件。 4 职责 4.1总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 4.2管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。 4.3行政部负责所有受控文件的分类、编号、发放、回收、销毁及原稿的保存。 4.4各部门负责相关文件的编制和使用、保管，部门负责人负责相关文件的批准。 4.5技术文件由生产综合部统一管理，并编制《技术文件管理办法》和《技术文件编号规则》。 5 工作程序 5.1文件的编制 　　各部门负责编制本部门主控的程序文件、作业指导书、管理制度、技术文件等，并领导相关领导和部门会签制度。会签后的文件以主管领导批准后实施。 5.2文件的批准发布 5.2.1质量手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准发布。 5.2.2本公司作业指导书、管理制度、技术文件等由主管领导批准发布。 5.3文件的修改 5.3.1文件的原稿制作部门应定期对文件进行评审，当本公司组织、产品、工作流程、法律法规要求等发生变化时，应考虑是否对文件进行适当的修改。 5.3.2文件的修改由原编制部门提出，按规定会签、审批，并注明文件修改状态。文件的修改页应按原规定范围发放，做好发放记录、并收回作废页。 5.3.3当由于文件的文字或排版错误需要个别修改时，该文件的控制部门应保证所有文件均得到一致的修改如手工划改。 5.3.4当文件换页页数超过总页数的30%或质量字管理体系发生较大变动或其它情况需要时，应考虑改版。 5.3.5文件修订后，文件持有者应及时填写《文件修订记录》。 5.4文件的编号和标识5.4.1文件必须编号。公司文件按以下方式统一分类、编号： 质量手册 ID QM质量手册代号公司代号 程序文件ID QP ××- ×版本号A、B、C……程序文件序号程序文件代号公司代号 作业指导书管理规定 W1 ×× ×××× 文件流水号 部门技、质、生…… 作业指导书管理规定代号 表格编号 　QR X.X.X – XX表格序号 相关标准条款号 表格代号 外来文件 WL ×××× 文件流水 外来代号5.4.2质量手册、程序文件、实施文件、技术图纸等受控文件一律加盖“受控”章。 5.5文件的发放和回收 5.5.1行政部负责文件的发放回收。 5.5.2文件应按规定范围按发放号发放，并填写发放记录，确保需要文件的各类人员都能得到适用的有效文件。 5.5.3质量手册和程序文件的发放范围及分发编号： 总经理01管理者代表 02 行政部 03生产综合部04 经营部 05供应部06 5.5.4若文件需要复印，须经部门负责人批准，且受控应与原文件保持一致。 5.5.5文件破损难以继续使用时，应办理更换手续，以旧换新发放号不变。如丢失，须重新办理领用手续，注明为补发文件。 5.5.6文件换版发放时，应收回旧版文件，并按原发放范围发放。 5.5.7文件持有者如离开本岗位，应按原发文件如数交回。 5.6文件和资料的作废 　　作废、过期文件由该文件的控制部门下达作废通知、集中销毁。如仍有保留价值需留存备查时，须在该文件上注明“作废”标识、并单独存放。 5.7文件和资料的保管和归档 　　各部门应指定专人保管，对文件和资料及时进行归档、分类、编目、立卷等，以使于识别和检索。 5.8外来文件的控制 5.8.1各部门可通过国家标准局的标准出版信息、报纸、互联网等收集有关国际、国家、行业标准或规范的最新版本，并及时通知行政部，按规定范围发放和回收。外来文件应有“文件标识”。 5.8.2各部门若收到上级有关部门颁发的质量管理文件、且经主管领导批准引用后，应及时通知行政部，按规定范围发放。 5.9文件和资料的清单控制 　　各部门应建立各自“有效文件清单”，以识别文件的现行修订状态。行政部对各部门的有效文件清单进行整理、汇总，每年发布一次本公司“有效文件总清单”。 5.10质量记录按《质量记录控制程序》执行。 表格 QR4.2.3-01　　发文登记表