公司文档印管理规定(2012、11、1).docVIP

文档印信管理规定 文件类型：公 司 制 度 编制部门：行政部 文件编号：TS/JNYH-SMP-RR 版 本：A/1 编订日期：2013年1月1日 页 次：4页 制 定： 行政部 日 期：2013-1-01 行政部审核： 王小强 日 期：2013-1-01 总经理签发： 日 期： 此文件属公司管制文件，未经许可禁止复印。 天水江南映画传媒 有限公司 版次：A/1 页次：1/4 修订日期：2013-1-01 修订部门：行政部 制度名称 文档印信管理规定 文件编号 TS/JNYH-SMP-RR 生效日期： 修 订 记 录 版本号 修订日期 修订性质 修订内容 修订人 备注 天水江南映画传媒 有限公司 版次：A/1 页次：2/4 修订日期：2013-1-01 修订部门：行政部 制度名称 文档印信管理规定 文件编号 TS/JNYH-SMP-RR 生效日期： 为使公司文档印信管理有序，特制定本规定。 文档的管理规定 （一）文档管理 1、文书、文件包括：营业执照、税务登记证、企业代码证、发票准购证的复印件、印鉴的图样；公司文件、通知、商业函件、广告及其它重要档案的光碟。 2、合同包括：房屋合同、购销合同、职工聘用合同、担保合同、投资合同及其它合同。此类必须是原件。 3、各部门如经手以上文书及合同必须在三日上交办公室建档。 （二）、本公司员工查询文档须征得文档管理部门人员同意，严禁私自复印、翻录。如有外用需要，须征得总经理同意。 （三）、文档管理人员要精心保管档案，整齐有序，防火、防潮、防蛀，不允许涂改、损坏、转借他人，否则应承担由此产生的一切法律及经济责任。 二、文档印信管理制度 1、印信管理：印信包括：公司内向工商管理机关登记的所有公章，公司指定的业务用章，董事长、总经理名讳的职章，签字章，及其它公司用章。 〈1〉印信使用管理 （1）印信由专人保管。保管人应明确印章保管、使用制度，接 天水江南映画传媒 有限公司 版次：A/1 页次：3/4 修订日期：2013-1-01 修订部门：行政部 制度名称 文档印信管理规定 文件编号 TS/JNYH-SMP-RR 生效日期： 收时须填写印章保管登记表，包括名称、枚数、领发单位、领取人、收到启用日期、保管人姓名、批准人、图样。 （2）公司印章实行严格的用途管制和审批登记制度。公司印信专用于业务和工作需要，不能用于其它的用途。 （3）公司印章，董事长及总经理的职章、签字章均由行政部保管，用印先由行政部经理审批，签字。然后报总经理审批后方可使用。业务上用印、必须经总经理签字；财务用印、必须经财务经理签字。总经理确认。如使用不当，追究相关人员的责任。 （4）印信保管部门应建立“用印登记薄”，详细登记用印情况。 （5）因保管人保管不善造成印信损坏、遗失或被盗用的除处对保管人以相应的处分外，由此造成的一切损失由保管人承担法律责任。 （6）严禁在介绍信、合同、便函等空白文本上用印。特殊情况需要用印的，要经总经理审批，并由领用人办理相关手续，严格控制用途。 〈2〉印章使用规定 （1）建立详细的印章登记本。用印盖章时，经办人应在印章登记本上登记，写明事由，经行政部经理、总经理签字批准后方可由印章管理人盖章。 （2）审批人失职造成用印不当，给公司造成损失的，由审批人承担法律责任；属保管人私用印的，由保管人承担法律责任。 （3）代理使用印章，在事后应将用印依据、事由交管理人审查，登 天水江南映画传媒 有限公司 版次：A/1 页次：4/4 修订日期：2013-1-01 修订部门：行政部 制度名称 文档印信管理规定 文件编号 TS/JNYH-SMP-RR 生效日期： 记在册。 （4）印章盖印应位置恰当、图案清晰。如有损坏及时早请更换。 （5）各类印鉴原则上不得携带外出。确需携带时，必须经有关领导批准并办理借出手续；借用人必须采取必要措施，防止印章失控和乱用，使用完毕必须及时归还。 〈3〉印章刻制、更正与废止 （1）加强印章制作过程中的审查手续：将种类、名称、形式、使用范围、权限说细说明。 （2）刻制、更换、废止由行政部经理请示总经理审批签字后处理。 （3）如印章停用，做好停用后登记备案工作。 ①按要求停止用章，查清所有停用印章，不得漏。 ②报请公司总经理审定停用印章处理方法。 ③按指示做好上缴、清退、存档、销毁工作，姓