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华中师范大学汉口分校档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为了加强对学校档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校工作实际，特制定本规定。 第二条 我校的档案是指建校以来我校（包括个人）教学、科研、党政管理、基本建设以及在其他工作过程中和各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。 第三条 我校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学校的宝贵财富。学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向校档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。 第四条 学校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。各单位必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料和实物史料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：纳人学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 第二章 管理体制和任务 第五条 按照集中统一管理的原则，学校设档案馆。校档案馆为直属事业单位，对全校档案实行统一管理，今后根据学校发展有关单位经批准可设分室。分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。 第六条 校档案工作由一名校领导负责分管，各有关部、处、院系由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核员工的重要内容之一。 第七条 校档案馆的基本任务是： 一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作； 二、制订本校档案工作规章制度，总结交流档案工作经验，监督、指导、检查全校各部门档案工作执行情况； 三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料； 四、开展档案的开发利用工作； 五、配备必要的现代化管理设备，负责档案设备及装具的管理，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源； 六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动； 七、建立、健全学校档案工作网络，培训、考核全校专(兼)职档案工作人员； 八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。 第八条 实行部门(单位)和课题组归档制度，部门(单位)和课题组档案工作的任务是： 一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学校档案工作的规章制度； 二、做好本部门档案的形成、积累和平时组件整理工作，按要求定期向档案馆移交归档； 三、做好摄制的具有保存价值的有关教学、科研生产和学校重大活动的声像资料、实物资料等收集整理工作，每年造具新增目录，定期向档案馆移交； 第九条 档案专兼职人员要坚持档案工作的政治方向、专业方向、服务方向，认真执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作的规章制度，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，努力提高政治与业务素质，保证工作任务的完成。档案工作人员(指专职档案工作人员与做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)，实行专业技术职务聘任制。 第三章 文件材料的形成和归档 第十条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门（单位）和课题组兼职档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、组件，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档，经档案馆人员检查合格后再向档案馆移交。学校档案馆应派人全程跟踪服务，并指导各部门的归档工作。 第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有，学校档案馆向国内外征集与本校有关的各种档案和资料，对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠珍贵档案的个人，学校予以奖励。 第十二条 学校对科研成果、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆专职档案员或所在部门兼职档案员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。 第十三条 学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材