第七章会务管理.pptVIP

第七章 会务管理 主要内容：了解会议工作的特点、会议工作的基本知识，掌握各类会议的筹划和组织工作的基本技能。 根据据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，?1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。? 另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。?因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。基本问题： 一、会议的含义 二、会议的功能 三、会议的种类 四、会议过程中秘书的主要文书工作 五、提高会议质量和效率的途径一、会议的含义 （1）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。 （2）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。 二、会议的功能 1、分权功能。会议是民主政治的一部分，会议是为了制约少数人的独裁和操纵。因此，会议是还权于民，还权于社会的方式和保障。当然，单独召开会议并不能杜绝独裁的发生。 2、协调功能。会议的召开表明意见、利益分歧可能得到和平解决，是各方讨价还价的过程，是一方说服另一方的过程。3、会议的决策功能。会议可以吸收众人的智慧，起到群策群力的效果，是各种信息、意见整理、聚合的过程。因而会议的决策质量较高，可行性较强。 4、组织领导功能。会议的召开同时也是权力运行的一种方式，会议使个别人的意志转化为集合的意志，从而增强了决策的合法性于权威性。 其他如晓喻交流的功能、亲和功能等等。 三、会议的种类按会议的性质分：⑴立法会议。这是权力机构的会议，如各级人民代表大会； ⑵党务性会议：政党内部召集的会议；⑶行政性会议：单位召开的执行性，工作性会议；⑷业务性会议：（专业性会议）；⑸群众性会议，这是非专业性的表达群众的意愿的会议；⑹交际性会议：旨在增进了解，发展友谊的会议，如茶话会、联欢会、交谊舞会。电子会议 ：随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临一些严重的挑战，电子会议应运而生。 所谓电子会议，指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。不足之处： A、无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。 B、若主持人掌握不当，则会使会议变成一连串无聊的独白。 C、成本比传统会议高。 四、会议过程中秘书的主要文书工作 1、会议之前的准备。为使会议达到预想的效果，事前要做好充分的准备，仓促地开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。秘书的主要职责有： 第一，收集议题。办公会一般为工作例会，每周召开一次。由于是工作例会，因此开会前，秘书人员应提早收集会议议题。即秘书人员分别到各部门、各单位征询有无重要的工作事项或需要协调的问题提交办公会议进行研究讨论。 第二，整理拟定议题。秘书人员在收集到各种议题以后，应该进行整理，通常称作“梳辫子”。然后根据会议半天时间的安排，确定哪些问题可以提交办公会议进行讨论研究、解决。这里需要注意的是一定要将工作急迫或较重要的问题，且确属领导工作职权范围之内的议题提交办公会议。 第三，向领导汇报，提供资料。秘书人员在将议题内的问题确定以后，即可向领导汇报，并提供议题讨论的先后顺序。领导在看到有关议题后，将通盘考虑，再确定议题。在领导确定议题以后，为了使领导对问题的解决做到心中有数，秘书人员需要向领导提供有关议题的必要资料，供领导决策时参考。 第四。发送会议通知。议题确定后,秘书人员即可起草会议通知，或口头通知开会。确定并通知开会对象，要把会议的议题内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人。 选择和布置会场开会要借助于一定的场所，会场诸方面条件的好坏，舒适程度的高低，对与会人员的心理起到不可忽视的作用，而与会者的心理状，直接影响到会议效果，因此要重视会场的选择和布置。 要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。 大小适中——太大显得松散，太小显得小气。 地点适中——尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。 附属设施齐全——准备如照片、通风、卫生、电脑等。 (1)相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 (2)全围式:不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 (3)半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。 2、会议进行阶段。 第一，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，发现问题要采取措施，妥善安排。 第二