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会计档案案卷格式及整理要求 浙江省档案局 赵 真 会计档案的定义 1、会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 2、会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。 3、《会计档案管理办法》第五条:会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 一、《会计档案案卷格式》介绍 《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）：国家档案局2008年6月20日发布， 2008年9月1日起实施。该标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。 1.会计凭证的格式 凭证外面要加封面、封底，尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm （长×宽）； 凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。 适用于会计凭证的装订 会计凭证封面的填写 单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。 册数：起止时间内会计凭证的册数。 册次：填写本册会计凭证的序号。 记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。 记账凭证数：填写记账凭证的张数。 附件数：填写本册记账凭证附件的张数。 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。 装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。 备注：填写该项凭证需要说明的事项。 2.会计凭证盒的格式 会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。 会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作 适用于会计凭证的装盒 3.账簿启用及接交表格式 账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型纸。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。 账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。 适用于会计账簿的整理。 4. 卷内目录和备考表格式 卷内目录和备考表的用纸尺寸都采用国际标准A4型纸。 宜采用70克以上的白纸制作。 适用于财务报告和其他类会计档案的整理。 5、会计档案盒的格式 会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。 宜采用700克以上无酸纸制作。 适用于财务报告和其他类会计档案的整理。 6.会计档案目录格式 案卷目录的用纸尺寸采用国际标准A4型纸。 二、会计核算材料的归档 会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。 各单位都应建立健全会计核算材料的归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续，通过这一制度的实施，确保会计档案的完整、准确、系统和安全。 1、归档范围 根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类： 1）会计凭证:会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2）会计账簿。会计账簿由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄。 3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 电算化会计核算材料的归档范围包括：会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表（含公式）；同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。 不需要作为会计档案归档的文件材料： 1）与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料。 2）为参考需要而交流或购买来的会计业务材料 3）所有打印或复印的会计核算材料的废件 2、归档时间 当年形成的会计档案，在会