电算化会计的档案管理.docVIP

电算化会计档案管理 电算化会计的档案内容及管理要求 电算化会计的档案内容 单位实行会计电算化后，会计档案的内容主要包括以下组成部分： 机制会计档案 机制会计档案既包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 2．机读会计档案 机读会计档案包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据， 包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。 3．计算机系统档案 计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号， 与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。 电算化会计档案的管理要求 《会计档案管理办法》要求“我国境內所有单位的会计档案不得携带出境”，但企业外部人员尤其是企业竞争对手可以通过企业外联网和国际互联网窃密， 给企业造成难以估量的经济损失。为了对付此类威胁，可采取的措施色括：在企业內部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加强安全监测预警系统的实时监控等。 至于电算化会计档案的保管期限，机读会计档案应当与《会计档案管理办法》所规定的相应的机制会计档案保管期限一致。根据规定，机制会计凭证类和会计账簿类档案应当保管1 5年，但相应的机读会计档案即会计数据备份（尤其是软盘备份）的磁介质寿命有限，因此需要定期转储数据，以防磁介质损坏而丢失会计档案，一般可每年转储一次。此外，计算机系统档案的保管期限是截至计算机软件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的5年。 电算化会计档案管理措施 及时收集电算化会计档案 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝陷扮）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间內，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型；计蔓机操作系统、网络操作系以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 加强电算化会计档案的管理与保存 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。 规范电算化会计档案的借阅规则 保存档案资料，是为系统今后的运行、维护等进行服务，在．使用中要遵守借阅制度的有关规定，严格按借阅手续执行。 ① 本单位会计部门借阋时，即进行会计电算化信息系统的资金、成本、利润的预测、计划、分析时，可直接向档案员借阅。 ② 本单位其他部门借阅时，应经电算化系统主管同意，向档案员借阅； ③ 外单位需借阅时，如检查、监督等，由电算主管通知档案员进行办理。 无论哪种情况的借阅，均需办理档案交接手续，填写“档案交換登记表”，以明确责任；严禁私涂乱改档案资料。 （四）强化电算化会计档案保管的岗位责任 企业负责人对本企业电算化会计档案的真实性、完整性负最坐。会计机构负责人或会计主管对未移交本企业档案管理机构的电算化会计档案的真实性、完整性负直接责任。 电算化会计岗位职责有： 按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单； 负责保管存杉的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案； 负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。