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管理新视点：维护“系统”关系 --明阳天下拓展培训 工作方法并不完全决定成败，但没有工作方法或者工作方法存在缺陷，往往会导致失败。这部分讨论的内容叫做个人工作方法的几个基本问题，它们讲的都是管理者经常出现问题的地方。如果想达到高效管理，那么，所有管理者就必须控制这些问题。它们必须明确自己对这些问题的态度，并且形成自己解决这些问题的方法。我不会详细分析解决这些问题的不同选择，因为它们往往是非常个性化的。 时间的利用 虽然人们的生命长短不尽相同，但是在每一天，人们可以利用的时间在数量上是相等的。在观察人们利用时间的方式时，我们会明显地看到他们之间存在巨大差异。人们的时间观念是通过不同方式形成的。很多人几乎从未意识到时间的重要性，其他一小部分人拥有强烈的时间观念。大部分人不清楚如何处理自己与时间的关系。只有极少数人曾经系统地分析过时间以及时间的特性。遗憾的是，大自然没有赋予我们一个时间器官，而且，我们对时间的感知往往是不可靠的。 在“时间”这个主题上，我总会问那些研讨班的参与者：一年有多少个小时?只有不足1%的人能很快地给出正确答案，他们根本不需要思考和计算。我认为：每个管理者都应该能够迅速地回答这个问题。 如果不是闰年，每年会有8760个小时。这是多，还是少呢?这取决于我们是如何利用这些时间的。每人每天大约需要用8个小时来睡觉，所以，实际上，我们真正可以利用的时间是5800个小时。 高效管理之路始于下面这个问题：我应当如何去利用每年当中这清醒的5800个小时?每个人都必须回答这个问题。否则，他们将无法支配工作，反而处于被支配的地位;他们将无法实现管理高效，而是让自己被各种事务推着、随波逐流地度过一生。 当然，高效并不绝不意味着我们要把那5800个小时都用来工作。就像我提过的那样，我觉得我们不应当成为“工作狂”，相反，我们应该牢记这句话：通过减少做事来提高成功的效率。 我们应该清醒、有意识地决定如何利用时间：有多少时间准备用于或必须用于工作，有多少时间用于家庭，有多少时间留给自己，有多少时间用于我们的兴趣爱好以及给自己充电。如果一个人没有系统的思考过这些问题并做出相关决定，那么，他将面临受制于环境和/或浪费时间的风险。 最好的时间管理方式是日程表或日志。管理者必须提前做好时间安排。但是，许多管理者总是拖得很晚才去进行安排。对于最基本最重要的事情，提前两三年就进行规划是有必要的。要制定出大概的时间框架，尽管计划不可能完全得到遵守。总会有些不可预见的或是紧急的事情突然出现，这是可以接受的，或者更准确地说，是管理者现实生活中不可避免的一部分。然而，这丝毫不能削弱用日程表来安排时间的必要性。 因此，在时间利用上我尤为提倡一种长期观点，因为大多数人的时间会被目前的各种工作任务占用，以至于在短期内根本无法做出任何改变。对于大多数管理者而言，下一年的工作安排以及行程早早就定好了，这是现有职责要求的必然结果。因此，如果一位管理者希望在时间利用上进行一项重要改变，那么，这需要一个很长时间的调整期。但是，如果我们不给自己设定一个重新开始、进行改变的时间点，那么，一切都不会改变。那些不能控制时间、只能偶尔高效利用时间的人，将永远不会成为真正的管理者。提升自己的时间管理能力，应当始于自问下面这个问题：“我应该停止做什么?” 处理输入 各种事务总是不断地涌向管理者的办公桌或电脑中，从未停止。我把这样的事情都统称为“输入”。因此，每个管理者都需要有一种应对众多事务的工作方法，我称之为“输入处理系统”。有些管理者总能成功地拥有一张“清静”的办公桌。而其他大部分管理者的办公桌，则或多或少地堆积着杂乱无章的东西——整理过的或未经整理的一摞摞信函、报告、备忘录、文件、记录、报纸、杂志和书等。许多人不仅桌子上满得不得了，而且办公室里的各种平面物体上也都堆满了东西，甚至不少人还用上了地板。 这是不该发生的事情。当然，我不想得出“干净的桌面就等于高效管理”的结论。毕竟，这不一定成立。有的人办公桌上整齐有序，最后却一事无成，而有的人虽然东西摆放杂乱，却非常高效。但不管是纳种情况，我们都应该处理好每周、每天、每个小时的“输入”。一位懂得如何把杂乱无章转变为井然有序(至少是暂时的有序)的优秀秘书，在这方面会对我们有很大帮助。然而，不是每个人都配有秘书，当然更不用说好秘书了。 一套有价值的“输入处理系统”，源于几个简单的问题：我自己必须做什么?我必须让别人做什么?哪些事情可以晚点儿做或者因为需要较多时间而不得不以后再做?这些问题，或者说是对它们的回答，包含了如何在重要事务与紧急事务之间进行抉择以及如何对下属授权的技巧。 沟通工具：电话、传真、电子邮件 通信技术已经取得巨大进步这一事实无须多说。然而，沟通本身是否得到了改善依然让人存疑。依我看，沟通变得更差了。这又一个明显的信号：几乎