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/list/1050201.shtml Excel2003数据处理三则 一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。 这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示（如图1所示）。 图1 二、控制数据类型 在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。幸好Excel 2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等（如图2所示）。另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息（如图3所示）。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了 图2 图3 三、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮（如图4所示）。 图4 解决Excel数值进位问题 一天，学校会计找我，说最近要按工资比例给每位教师增发公积金。他请了两位计算机的老师帮他计算，可是都没能解决问题。全校有200多位老师，要是用手工计算的话，不但要花很多时间，而且容易误算。所以他想请我帮他计算一下。我想，这无非是在Excel中用公式进行加减乘除的问题，应该不会太难，因此我就爽快地接受了这个任务。 会计首先向我具体介绍了公积金增发方案。根据文件规定，本次公积金增发额是各位教师工资的前五项（职务工资、职务津贴、综合补贴、岗位津贴、教龄补贴）之和乘以4.9%，得到的增资额取整数。我一看，这还不简单？首先选定“增发”栏H列，将单元格格式设置为整数，然后定位到H2单元格，输入“SUM(B1:F1)*0.049”，按回车确认后，再将鼠标移到此单元格右下角，当出现实心加号时双击，所有增发额即刻就算好了。不料，会计看后却说，文件还有附加说明，凡增资额余数在0.1元以上的，应进位到元，不满0.1元的尾数则舍去。而采用设置单元格格式为整数的方法，只能将增发单元格中的数据作四舍五入处理，当余数是0.1～0.4时，就无法进位到元了。 真没碰到过这样古怪的算法！平时我们都用四舍五入法取整，今天这种异常的进位去余方法，也难怪那两位老师解决不了了。仔细分析计算要求，可分两步来计算。第一步是去除1位小数后的余数，第二步是见余进1，得到整数。可是用什么函数才能完成这两步操作呢？我立刻按F1打开帮助菜单，在索引标签的“关键词”框中试着输入“四舍五入”一词，按击[搜索]按钮后，立即找到了与“四舍五入”相关的函数。经仔细阅读，又找到了Roundup和Rounddow这两个函数。于是得到了如下公式：“Roundup(Rounddow(G2*0.049,1),0) ”。即先将工资前五项总和“G2”乘以0.049，并用Rounddow()函数去掉1位小数后的余数，保留到1位小数，再用Roundup()函数以见余进1的方法取整。在H2单元格输入这一公式，确定后再双击单元格右下角的实心加号，所有增发额瞬间计算完毕。取样验证，正确无误。 会计见我一会儿就将200多位教师的公积金增发数额算好了，连说“高手，高手”。其实，这是什么“高手”啊？只不过是比别人更善于运用帮助罢了。要是大家平时碰到问题时，也能注意多运用联机帮助，不也能成为“高手”吗？ 在Excel中输入0开头数字 我们日常工作中经常要在Excel单元格里输入类似“04170”这样的数字，比如处理成绩时要输入学生学号（假设学生学号为04001到04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，解决方法非常简单。 1. 如果先输入一个单引号，再输入你要的数字，前面的“0”就不会消失了。但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行