金算盘软操作手册第三章自动制表.doc

自动制表 过去，每个会计期未，您都会紧张而忙碌地编制各种财务报表。为了减轻您的工作强度，使您有更多的时间去享受生活，金算盘电子表格提供了自动制表功能。 系统中的全自动制表包括自动生成报表格式和报表数据，它涉及到的财务报表有资产负债表、损益表和现金流量表。如果需要制作其他报表，您可以调用模板和定义函数来进行，相关操作请参阅第三部 深入应用。 阅读本章后，你将…… 知道如何自动生成损益表； 知道如何自动生成现金流量表； 知道如何自动生成资产负债表。 损益表的自动生成 损益表是反映企业在一定期间内经营成果的会计报表。请跟随实例进行操作 操作提示：1、启动金算盘电子表格，进入主界面；2、打开“加强库”菜单；3、点击选取“损益表生成向导”；4、进入“损益表生成向导”对话框；5、跟随向导步步操作；6、最后，点击“完成”即可。 启动金算盘电子表后，选取点击“加强库”菜单下的“损益表生成向导”功能项，自动弹出“损益表生成向导”窗口，如下：根据向导，操作如下： 第一步 帐套注册 “损益表生成向导”窗默认首页为“帐套注册”，如上图。请您在相应的文本框中输入帐套、日期、操作员及口令。其中： 帐 套：指报表数据来源的套帐名称，您可以使用右边的浏览按钮进行选择； 日 期：指报表表头上所显示的日期，系统默认为计算机当前日期，您可以根据实际情况进行修改； 操作员：指由谁来生成这张报表，操作员只能与前面指定帐套中所注册的操作员相对应； 口 令：指操作员的口令。 第二步 报表设置 设置完以上各项，单击“下一步”按钮，进入“报表项目”页面，如下图：该页面包含有报表项目、行次和数据来源三列数据。所有这些数据都是根据相应标准而预先设置的，一般情况下可不需要修改。 注意：如果是自动生成的资产负债表，页面内显示的是报表项目、行次、取数公式和取数类型四列数据。 如果在“报表项目”页面中您发现贵单位损益表的格式和系统提供的格式不一样，还需 要进行调整，您可在“报表项目”页中，进行如下操作。 插入一行 移动光标到需要插入行的下面一行，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，选择“插入行”功能即可。 删除一行 移动光标到需要删除的行，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，选择“删除行”功能即可。 修改报表项目或行次 移动光标到需要修改的报表项目或行次处，双击鼠标左键，当该处颜色发生变化时，即可修改报表项目或行次。 修改数据来源 移动光标到需要修改的数据来源处，双击鼠标左键，当该处颜色发生变化时，单击右面的参照按钮，系统弹出如下窗口： 注意：如果是自动生成资产负债表，该窗口的“科目取数方式”中还可选择取数类型，包括科目余额、借方余额和贷方余额。科目余额，是指取该科目默认的科目余额方向的数据。借方余额，是指取该科目的借方余额方向的数据。贷方余额，是指取该科目的贷方余额方向的数据。 科目取数 在“科目取数”页，您可根据具体情况来展开可选科目类别，并选择具体的科目，已选的科目在“已选科目”框中列出，如果数据来源是多个科目加减得来的，则在选择相减科目时，应先点击科目取数方式下的“相减项目”，为其作上选取标记，同理，相加科目也需先标记“相加项目”。 下图所示表明已选择了“商品销售收入”，单击“确定”按钮，则取数来源就发生了变化。本表取数 另外，报表中各个单元的数据并不都是直接从科目的加减而得来的，有些单元的数据需要通过表中多个单元进行加减得来。 在“报表项目”页，移动光标到需要进行本表取数的单元，双击鼠标左键，当颜色改变时，单击右边的参照按钮，进入“定义数据来源”窗口，选择点击“本表取数”按钮，进入“本表取数”页面，如下图： 页面左边是“报表项目”框，列出了损益表的所有项目，中间是移动按钮，右边是“已选项目”框，右下面是“本表取数方式”框。 首先选择“相加项目”或“相减项目”； 将鼠标移动到“报表项目”框内需要加减的项目处； 单击移动按钮：； 重复上述操作，直到“已选项目”框中列出了所有需要的项目，单击“确定”按钮，则该单元的本表取数公式便定义完毕。 第三步 数据预览 设置完报表项目之后，单击“下一步”按钮进入“数据预览”页面。 此时系统将根据您指定的帐套、日期和标准公式自动计算报表各项数据，稍等一会，数据便会呈现在您的面前，如下图：如果您认为数据有误，或有必要重新计算数据，请点击在“损益表生成向导”窗口右上角的“重新计算”选项，为其作上选取标志，稍等，系统重新自动计算，生成报表数据。 第四步 确认完成 若确认数据正确，请单击“完成”按钮，系统给出如下提示：注意： ·如果选择“是”，则将公式保存到电子报表中的单元格中，这样在账套数据发生变化后，可以在该电子报表中进行重新计算后得到新的数据，到下一个月，您只需打开这