s01文件控等制程序..docVIP

1.目的 制订本程序目的是为了有效地控制公司所有文件包括质量体系有关的文件和资料，以确保所有场所使用的文件都是最新的有效版本。 2.适用范围 适用于公司所有文件包括质量体系有关的所有文件和资料的控制。 3.术语 3.1受控文件 必须处于受控状态的文件，更改时需换页或更新，确保文件保持最新状态。纸质受控文件应加盖“受控”章进行标识。 3.2非受控文件 此类文件在更改过程中无须通知文件持有者。 4.流程 4.1一般文件资料的控制流程 序号 流程 支持性文件 输出文件/记录 责任 ① / 质量手册 程序文件 技术文件 管理文件 相关职能部门 ② / 文件归档登记表 文件资料控制清单 技术文件控制清单（每个产品的APQP文件包中） 文件发放回收登记表 档案员 ③ / 作废文件登记表 文件借阅登记表 档案员 ④ / 文件废止/销毁审批表 档案员 ⑤ / 文件更改申请单 各部门4.2外来文件资料的控制流程 序号 流程 支持性文件 输出文件/记录 责任 ① / / 各部门 ② / / 各部门 ③ / 文件控制清单 档案员 ④ / 文件发放回收登记表 档案员 ⑤ / / 各部门 ⑥ / 文件发放回收登记表 档案员 ⑦ / / 各部门 5.流程说明 ①一般文件的控制流程 质量手册编号QE/GS A ××× - ××××程序文件编号QE/GS P ××第三层次文件编号QE/GS M ×× - ×4.1.2.4记录表格编号QE/GS R ×× - ×②.文件控制分为：“受控” 和“非受控”文件，加盖“受控”和“非受控”印章并注明分发号，电子文件的发放，由发放人员设置“只读”发送到相关人员的e-Sail，接收人员传回接收回执。（目前不推行电子文件的传递）　 　当需领用文件时，由本部门负责人申请填写《文件领用审批表》，文件管理部门审批后进行领用，并在《文件发放登记表》上注明丢失的文件作废。 ④. 需临时借阅文件，由借阅部门负责人填写《文件借阅登记表》，经管理部门负责人同意后方可借阅， 原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 ⑤. 文件经编制、审核、批准后，原版文件交由相应档案员填写《文件资料控制清单》.修改后的文件归档时重新填写《文件归档登记表》，并在上一次归档登记处注明“已更改”。电子文件也由相应部门进行归档登记。为防止电子文件的丢失，所有文件每半年由相应部门整理一次交公司网络管理员使用光盘备份，备份光盘做好标识。 ⑥.任何形式的文件需要更改时，应由提出更改的部门负责人填写《文件更改申请单》说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。 文件更改的审核批准由该文件原审批人进行审批，当原审批人员不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但必须获得原来的背景资料。 文件更改批准后，由文件编制人员实施更改。文件更改时注明更改标记和更改的生效日期并加以保存，对相应文件的更改也包括在实施范围中。文件更改时，版本按英文字母A、B、C……次序标识，修改次数按数字0、1、2、3……次序标识。文件每进行一次换版，则更改一次发布和实施日期， 文件更改后，发放部门按原发放范围发放修改后的文件，同时回收旧文件 ⑦.作废文件的处置 作废文件由文件管理部门按《文件发放登记表》收回并在其上记录，作废文件加盖“作废”印章，文件管理部门根据需要填写《文件销毁/留用申请单》，管理部门负责人批准后统一销毁或加盖“保留资料”印章后留用。保留资料的保留时间为： 技术文件和外来文件长期保留； 质量体系文件和管理性文件保留至其上一个有效文件作废时为止。 4.2外来文件资料控制流程 ②. 技术部必须及时召集其他相关部门对所有顾客工程标准/规范及其更改实施评审（评审时间按顾客要求，如顾客没有要求，最迟不能超过两个工作周。按照产品实现控制程序评估），对评审结果做好记录及时上报管代批准，发现问题及时与顾客联系。各部门必须保存工程更改在生产中实施日期的记录，包括文件更改日期的记录。 ③.各部门对接收到的外部文件（如汽车产品标准、汽车行业年鉴等）在发放之前都应进行评审，并将评审记录写于《文件评审记录表》中。 注：电子文档的管理：除了产品的电子图样应在产品量产后刻盘编号保存，并登陆到文件控制清单中，其余文件由于公司尚未实施无纸化办公，故不予控制，但公司网络服务器将对各部门的文件资料给与备份。 6.需要保存的记录　 名 称 编 号 状态 收集人员 保存期限 文件控制清单 QR-S01-01 原件 档案员 长期 文件归档登记表 QR-S01-02 原件 档案员 长期 文件发放/回收登记表 QR-S01-03 原件 档案员 长期 文件/质量记录借阅登记表 QR-S01-04 原件 档案员 长