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缺乏对记录的整理和加工 各种记录表格存档混乱，没有制定归档要求或是没有按要求整理，造成查找使用不方便。没有根据记录中的数据开展统计分析，从中吸取有价值的信息，从而丧失改进的机会。 质量记录存在的问题（三） 十、质量记录的改进建议 记录的设计和编制 记录的填写要求和注意事项 记录的管理和控制 质量记录的改进建议（一） 记录的设计和编制 (1)记录设计应具有充分性和必要性： 记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。 质量记录的改进建议（一） 记录的设计和编制 (2)记录设计应具有真实性和准确性： 真实准确地记载质量信息才能为有效地运行组织的质量管理体系并为实现持续改进提供可靠的依据，因此，在确定记录的格式和内容的同时。应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。 质量记录的改进建议（一） 记录的设计和编制 (3)记录设计应规范化和标准化： 应尽量采用国际、国家或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的记录进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更。造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。 质量记录的改进建议（二） 记录填写要求者注意事项 略，前面已讲！ 质量记录的改进建议（三） 记录的管理和控制 (1) 记录的标识： 应具有唯一性标识．为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号。没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格。 质量记录的改进建议（三） 记录的管理和控制 (2)记录的贮存和保管： 记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，应做到防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。关于保存期限问题，如果外部没有要求的，组织可针姆不同产品的特点和法规要求做出相应规定，如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为两年．主要的记录应保存三年，重要的记录应长期保存。 质量记录的改进建议（三） 记录的管理和控制 (3)记录的检索： 一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，通过查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。对于一个项目，合同或是产品实现后可以考虑建立一个总编目，按产品实现的进度进行排列。对于记录内容较多，质量活动联系复杂的记录也可设置分项编目。记录在归档前经主管部门验收合格后方可进行，如果归档资料不全。负责归档验收的部门有权拒收。记录中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，要发挥其作用必须便于查找。记录的查阅纳人计算机管理是比较好的做法，编制电子索引，可以提高检索和查阅的效率。 质量记录的改进建议（三） 记录的管理和控制 (4)记录的处置： 超过规定保存期限的记录应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录。记录必须如实记载产品质量的形成过程和最终状态，如实反映质量管理体系过程、过程和活动的运行状况和结果，证实产品满足技术标准、合同、法规要求以及顾客期望的程度，反映组织的质量管理体系是否已得到有效运行，产品、过程和整个体系的运行是否达到了预期的要求。 THE ENDTKS！ 质量记录知识 品保部 康长华 2014年09月16日 目 录 质量记录的定义 质量记录的类型 质量记录的作用 如何做好质量记录 质量记录填写要求 质量记录的收集和归档 质量记录的贮存和管理 质量记录的销毁 质量记录存在的问题 质量记录的改进建议 一、什么是质量记录 质量记录： 是指企业已经进入过的质量活动所留下的记录。是用以证明质量体系有效运行客观证据。质量记录是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。 　　 ISO标准描述的质量体系，要求供方应制定质量记录的标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理程序，并贯彻执行。 记录与