2014第章 报表制作.pptVIP

Access 2003数据库技术与应用 广东商学院信息学院 第7章 报表制作 报表是Access的对象之一，是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。因为用户控制了报表上每个控件的大小和外观，所以可以按照需要的方式显示信息以便查看信息，而数据表不经加工成报表，很难做到这一点。 在报表设计中，还可以实现一些计算，比如分组、数据计算、汇总等，这使得报表在数据库系统应用中非常实用。 7.1 报表的基础知识 报表是按指定格式输出数据的对象，数据源是表、查询或SQL语句。报表主要于数据库中数据的打印，没有输入数据的功能。 报表是容器对象，包含数据源和其他对象，在报表中的对象称为报表控件。 Access系统设计的报表对象可以直接提供各种类型的报表，用户只要掌握创建各类报表的方法，添加相关控件，利用报表的结构以及使用一些计算函数，便可设计出实用、理想的报表。 7.1.1 报表的类型 报表有4种类型，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 1. 纵栏式报表 纵栏式报表也称为窗体报表，以垂直方式显示记录，在报表的主体节区内显示数据表的字段名与字段内容。 7.1.1 报表的类型 2. 表格式报表 表格式报表的格式类似于数据表的格式，以行、列形式显示记录，一页可以显示多条记录。字段名（列标题）不在主体节区域，而是在页面页眉节中。分组字段在表格式报表中设置。 7.1.1 报表的类型 3. 图表报表 图表报表用图表方式显示数据，直观地显示数据之间的关系。 4. 标签报表 标签报表是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中可以显示许多标签。 7.1.2 报表的结构 一个完整的报表对象包含7个节：报表页眉节、页面页眉节、组页眉节、主体节、组页脚节、页面页脚节、报表页脚节。 默认情况下，设计视图窗口中只显示页面页眉节、主体节、页面页脚节。在“视图”菜单的 “排序与分组”中设置，可以显示组页眉节和组页脚节。 7.1.2 报表的结构 7.1.2 报表的结构 1. 报表页眉节 在报表的顶部，仅输出在报表的第一页上，一般用来设计报表的标题。 2. 页面页眉节 内容输出在报表的每一页的顶部，一般用来设计数据表中的列标题，即字段名。 3. 主体节 是输出数据的主要区域，一般用来设计每行输出数据表的字段内容。 7.1.2 报表的结构 4. 组页眉节 是输出分组的有关信息，一般用来设计分组的标题或提示信息。 5. 组页脚节 也是输出分组的有关信息，一般常用来设计每组需要输出的信息，如分组的一些小计、平均值等。 7.1.2 报表的结构 6. 页面页脚节 用来输出报表的每一页信息，如页号、按页的计算等。 7. 报表页脚节 在报表的底部，仅输出在报表的最后一页上。常用来设计报表的生成时间、累积运算等内容。 7.1.3 报表的视图方式 报表有3种视图方式：设计视图、打印预览与版面预览，其中后两种视图方式只能二选一，没有区别。选择视图方式的操作有以下几种： （1）在“报表”对象下，使用鼠标指向某个报表名右击，从快捷菜单中选择。 （2）编辑一个报表时，使用Access“视图”菜单下的命令实现。 （3）使用数据库的工具栏。 7.2 创建与维护报表 前面介绍了关于报表的基础知识，本节介绍如何创建各类报表，创建报表的方法包括： 1. 使用“自动创建报表”创建报表； 2. 使用各类向导创建报表； 3. 在设计视图中自行创建报表。 7.2.1 使用“自动创建报表”创建报表 使用“自动创建报表”可以选择记录源和纵栏式版面或表格式版面， “自动创建报表”将使用记录源中的所有字段，并应用最近使用“自动创建报表”时所使用的格式。 但是，使用“自动创建报表”方法创建的报表，格式并不太理想，这时就可以使用“报表向导”或使用“设计视图”创建报表的方式来解决。 7.2.2 使用各类向导创建报表 1. 使用“报表向导”创建报表 例7.3：使用“报表向导”创建学生信息表的报表。 7.2.2 使用各类向导创建报表 2. 使用“图表向导”创建报表 例7.4：使用“图表向导”创建学生信息表的班级与政治面貌的图表报表。 7.2.2 使用各类向导创建报表 3. 使用“标签向导”创建报表 例7.5：使用“标签向导”创建以学生信息表为数据源的姓名与班级的标签式报表。 7.2.3 在设计视图中自行创建报表 例7.6：使用“设计视图”创建以学生信息表为数据源的学生基本信息报表。 主要操作步骤： （1）选择数据源表并进入设计视图； （2）使用鼠标指向“字段列表”中需要选择的字段，拖到设计视图的主体节； （3）将字段标签