2014材料科学与工程学院秘书处工作计划.docVIP

材料科学与工程学院秘书处工作计划 秘书处作为整个团委学生会的中枢部门与信息中心，必须明确工作职能，尽职尽责地做好本职工作。同时，作为主席团中最重要的辅佐部门，部门本身的有序运作尤为重要。因此，秘书处在新的学期，将结合部门工作和部内人员的实际情况，在做好本职工作的同时，把加强部门内部管理作为重点。现对秘书处新学期的工作作以下规划： 一、部内人员必须明确本部工作内容 秘书处工作职能简述如下：（详见秘书处工作职责） 1、充分发挥桥梁纽带作用：及时、准确地传达团委学生会、常委会的会议决定与指示；及时反馈基层基本信息，增进团委学生会成员之间的沟通与交流。 2、通过各种渠道增强团委学生会的整体凝聚力。 3、起草拟定团委学生会的各种文件，负责安排有关会议事宜并做好会议记录。 4、对团委学生会的值班室管理及档案资料管理。 5、负责与兄弟院系的联系与交流工作，做好请柬、贺信等的编排发放工作。 6、认真落实完成常委会安排的其他任务。 二、部内建立相对稳定的工作制度 1、秉承信念。秘书处所有成员必须坚定“服务于整个团委学生会，而不是个人”的信念，同时要有保密的原则，部内人员在对各种会议做记录时，对于有关决定等信息要严格保守秘密，脚踏实地，做好本职工作。 2、管理模式。对于干事，实行副部直接管理，部长监督的管理模式。工作任务由部长下达分配给副部长后，由副部长决定如何分配给各自分管的干事落实，并将方案告知部长，部长全程监督。 3、例会制度。两周召开一次部内例会，并且每周都需对工作及时总结，例会时总结工作情况，核对检查各项记录信息，布置新任务确定工作分配。 4、信息备份。对每一项工作内容及时建立并保存相应的电子档案，包括各种会议记录、学院通知、各部门上缴的各种材料等。 三、具体的工作人员安排 1、人员情况: 部长 —— 副部长 —— 副部长 —— 干事 —— （4人） 2、具体工作分配： 部长: 负责整体工作的统筹安排管理： 例行常委会或全委会的时间、地点的通知，并做好会议记录及各干部出席情况的考勤; 了解学院团委学生会各项工作及活动的进程，做好协调及辅助工作; 收集各学院及学校的动态信息并将其汇总，做好传达工作；掌握各部门动态，及时将信息反馈至常委会; 对学院物品进行管理。 副部长： 分管部门：组织部、青协、新闻部、科技部、生活部、学习部 分管干事：2名 主要负责工作: 学院及部门工作相关文件的制作，如各种表格、请柬、贺信等; 与其他学院的交流工作，如请柬、贺信等的送抵； 值班情况的定期考勤、记录、汇总并及时上报。 副部长： 分管部门：文艺部、监察部、实践部、外联部、宣传部、体育部 分管干事：2名 主要负责工作： 班长、支书例会及各部门的会议记录的收集整理; 各部门上交材料情况及各种书面材料的记录、汇总、整理。 干事: 4人 完成副部交代的任务，平均每人分管3个部门的日常联络工作。 具体包括： 学院材料、各部门材上交情况的监督、记录、整理、汇总； 各部门内部会议的会议记录的及时收集汇总； 向兄弟院送达活动请柬、贺信等； 各部门活动进程动态的追踪并及时反馈各种信息。 工作人员的安排是想达到专人专项的目的，使每个人都用在实处，发挥每个人在自己岗位上应起到的作用，同时，若出现问题，可以追究到个人，及时解决问题。 上一学期，秘书处在前辈的带领下开展地有声有色，新的学期，秘书处计划已列出，但“计划不如变化”，未来难免会出现意料之外的情况，我们定会从实际出发，做出符合时宜、实际、有效的新计划。我们相信，新的学期，秘书处会在大家积极热心的工作心态下创造佳绩！ 秘书处 2012.8.28