归档文件整理方法..pptxVIP

档案收集 根据归档范围进行收集，是一项长期的、重在日常积累的工作，形成归档意识，有信息价值、凭证价值的文件都可纳入归档范围。纸质归档文件要求： 归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。 存复印件须在归档文件目录（如下所示），注明原件存放处。 归档文件目录填写说明： 件号：填写件号。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 责任者（第一责任者）：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题、标题不规范的、或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加“［ ］”号。 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。电子文件归档要求： 详见附件3 电子文件必须刻录光盘移交。 填表说明： 件号：电子文件件号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。 题名：文件标题。没有标题、标题不规范的、或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加“［ ］”号。 文件格式：Ｔ–文本文件；Ｉ–图像文件；Ｇ–图形文件；Ｖ–影像文件；A–声音文件；O–超媒体链结文件;Ｐ–程序文件；Ｄ–数据文件 形成时间：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 备注：注释文件需说明的情况。Ｉ–图像文件归档要求： Ｉ–图像文件（照片、效果图）要清晰完整，必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。 详见附件3 实物档案归档要求： 奖杯、奖牌等实物档案移交前，必须先将实物档案拍照，再将实物档案与照片一同移交，实物档案照片可不刻录直接移交电子版。文件立卷： 立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的文件，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位的过程。 可理解为：一个案卷代表一个分类号，一个分类号是 一个保管单位。 例： 卷内文件排列： 根据文件形成规律，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。每盒档案里面都必须要有一份归档文件目录，盒内文件对应目录上登记的文件按顺序排放，目录与文件保持一致，盒内有几份文件，目录上就有几份文件。归档文件目录做好后直接放在文件上就好了，不必装订，也不必贴在档案盒背面。编号: 件号：编写卷内文件流水号文件首页右上角，用黑色签字笔从“1”开始编。附件4《归档文件目录》的件号应该和编写的件号相统一，目录与档案盒中的文件要一一对应，比如档案盒中文件件号为24～50，对应的目录也应从24～50，这样便于统计与查找。 页号：对文件的每页有效内容进行编号，页面右下角用黑色签字笔从“1”开始编，文件本身有页码的不用重复编号。 文件装盒： 文件和《归档文件目录》装盒。档案盒填写： 打印标签标识出盒内的档号、文件类别、文件起止号。 档案盒的选用 文件分类后，根据档案的多少来选用档案盒。档案盒的大小现有3公分和5公分两种，具体选用哪种档案盒，需根据档案文件的多少来选定。如果该年度该类别的档案文件比较少，请选用3公分的档案盒，这样可以为以后节省档案空间。最好是先确定具体要归档的档案文件在具体选择档案盒。 档案分类/档号：公司代码-年度-分类号-流水号CSC-2013-JY01-1背脊样式：·背脊标签宽度视档案盒的厚度而定，一般是3CM、5CM。 分类号类别文件名称 黑笔填写立卷人、日期预归档 每年正式移交前半个月，各兼职档案员移交目录《档案移交清单》（附件6）+《归档文件目录》（附件4），经集团中央档案室确认后，再移交归档文件。移交 移交内容目录：《档案移交清单》（附件6）+《归档文件目录》（附件4）文件：《归档文件目录》（附件4）+ 归档文件（附件1中规定 的文件范围）附件6：附件4档案移交流程图THKS