2.如何提高工作效率及行程会议安排.docVIP

高效率的档案管理技巧 1. 档案归档的方法 按性质内容分类 按名字分类 以顺序排列 以颜色分类 以编号分档 依地理位置分文件 依日期顺序归档 2. 档案管理的原则 理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下： （1）正确： 良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。 （2）简明： 档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其它同事也随时可取用参考。 （3）经济： 档案管理人员的多寡，视实际需要而定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁 (即处理掉) 清理已失时效者。 （4）富有弹性： 档案在分类上立案上要富有弹性，以商应业务的扩充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不必太精细，而公司扩充人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。 3. 档案的重要性 （1）处理业务的参考： 一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分歧的现象，回复信件也不致于重复。 （2）可作为法令的依据