盛源集团211年技术基础工作培训.ppt

盛源集团2011年技术基础工作培训 2011年3月 为加强集团生技处和公司间的沟通，方便技术交流，和大家探讨下技术基础工作应该注意的问题。虽然基础工作比较琐碎，繁杂，但是理清顺序后将大大提高工作效率，减少错误。 室内基础工作 室内基础工作的重点： 规范 准确 及时 按规定的格式上报文件，确保数据的准确性，及时上报、杜绝拖沓延期的现象。 一、工作联系单 工作联系单形式以2011年第2号工作联系单为例 1.工作联系单由oa系统发送。由于oa流程点对点的程序特性，工作联系单由生计处发送给多个成员公司，流程无法进行。所以以后工作联系单由oa邮箱发送，成员公司回复时由oa流程回复。将工作联系单的内容和完成情况填写到流程中，经经理签字发送至生计处。必要时可添加公共附件。 2.接到工作联系单时，重点查看工作联系单的工作内容和时间要求，对于工作内容不明确或是时间要求有异议的可以电话询问发送工作联系单的负责人。 按照工作联系单规定的内容、范围和时间进度安排工作。工作联系单的完成不能马虎，要保证数据的准确性，不可应付差事或是隐瞒实情。例如工作联系单02，工作内容是绘制所有三级网管线图，范围是从分配站到楼前阀，时间要求是2011.4.20前上报。接到工作联系单后先判断工作难易度和工作量大小，然后开始安排时间办理，比如有的公司已经存有三级网图，则只进行校核工作，无误后发送到生技处即可。而公司里没有现成的三级网图，就必须到现场勘查绘制，这样就该立即展开工作，而不能因为时间要求比较长，等到3月底或是4月初赶制，这样可能因为时间紧迫，而不能保证制图的质量和准确性。 3.工作联系单回复要及时，按期完成工作，不可拖沓延期。工作联系单一般都是根据工作量和各公司的平均工作能力规定充足的完成时间。今年前期共下发了5个公共联系单。在这些联系单的回复上存在不及时的现象，有的一拖再拖，一般生计处会电话催缴甚至反复催交。这样比较耽误整体工作的进度。今后生计处在规定日期的前一个工作日只进行一次电话提醒。不再反复催缴。过期不回复者视为未完成工作。 4.如果存在特殊情况，实在是不能按期完成，应该在工作联系单规定日期之前向生计处阐明原因，申请延期。最多延期为三天。 对于过期三天未回复工作联系单者视为未完成工作。 5.对于不能按期、保质完成工作联系单的公司将在考核时按完成程度扣分。对于耽误集团整体工作进度的将在全集团范围内通报。 6.对于集体下发的工作联系单和工作的完成情况，公司应进行保留，电子存档，在电脑里建个专门的文件夹按年份保存工作联系单。 二、电话联系事宜 1.对于集团办公室的来电，如不能及时接听，应在察觉时立即回复。 2.在工作期间，生技部人员应保持可随时通话无阻状态，不可 以接不到电话为由，延误工作。各公司在电话联系方面做得很好，一般都会及时接听。 特别要说明的一个情况是手机换号的事。有的成员公司的同事手机换号后没有通知生技处，结果打他手机是停机，打办公室电话没人接，发邮件也没有及时查看，就无法及时联系到他了。所以说换号后一定别忘了通知各位同事，否则遇到紧急的事就会耽误工作了。 三、0A系统通信 1.生技部每天应及时查看0a系统邮件、消息和流程。oa系统使用最主要的问题是：不及时查看信息。经常出现这样的情况，发给成员公司的邮件，几天之后也不查看，在信息的接受传达上有所延误。今后oa系统是我们主要的办公工具，几乎所有信息都会通过oa传达，所以应该养成一种习惯，即使再忙，每天至少上班之后和下班之前查看一下oa系统，以免耽搁工作。查看时不只要看邮件，还要查看消息和流程，有些信息会通过消息和流程发送。。 2.在oa系统发送的信息不再进行电话通知。以前发送的信息会再单独电话通知，以后发送的信息除特别紧急的事项外都不再电话通知。如果因为查看不及时或是以看不到邮件为由耽误工作者，生技处将在集团范围内给予通报。 四、文件记录 对于各项工作、会议、培训等都要进行记录，存档备查。文件记录应该养成一种习惯。将完成的工作进行记录，有利于对历史工作的查看、分析、总结经验。文件记录需制定公司统一的表格格式，例如培训工作的记录表格，需要填写培训时间、主题、参加人员等内容，以后同类培训使用一样的表格格式记录。这样在明年公司进行培训时，查找记录就可以知道什么内容已经培训过，避免重复。不同的纸质记录存入不同的文件夹，并在文件夹上注明名称。对于重要记录，还应整理电子版，存档。 五