采购流程制、规范及设置方案.doc

采购流程制定、规范及设置方案 背景资料： 北京天堂伞业制造有限公司成立于2001年，是一家专注于生产各类中高档洋伞的企业，公司现在生产的广告雨伞的主要品种有：直杆伞（直骨伞）、折叠伞（缩骨伞）、高尔夫伞、礼品伞、太阳伞（沙滩伞）、帐篷、钓鱼伞、儿童伞等。特殊的雨伞品种有：直骨自动开收伞、三折自动开收伞、夜光伞、帽伞、情侣伞、拐杖伞等。产品远销欧美、日本、澳洲、中南美及非洲地区，是中国较大的出口雨伞生产基地之一，在行业中被誉为“制伞专家”。 公司本着“以质量求发展，以信誉求生存”的理念，面向国内外客户，以提供优质广告雨伞为根本目标，一路坚持。与此同时，在服务上不断改进和完善，以严谨的作风、专业的操作、过硬的质量、合理的价格、永恒的信誉，为客户提供尽善尽美的服务。 企业的组织结构 1、采购部门的背景： 北京晨光文具公司采购部是该企业生产部下属部门之一，受企业管理，采购公司所需物资，保证生产经营活动持续进行，具有很重要的、不可取缔的作用。 2、采购部门的职责： （1）?掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。（2）?会同库管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。（3）?根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施。（4）?汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。（5）?选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。（6）?组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。（7）?建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。（8）?进行市场寻价，采购所需物资。（9）?采购物资的报验和入库工作。（10）?采购过程中的退、换货工作。（11）?采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。（12）?做好保密工作。 3、采购部人员设置及职责： 采购部人员设置：设主任1名、审核员1名，采购人员若干。采购部门的组建方式如下： 3.1采购部主任的工作职责： （1）、提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。 （2）、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。 （3）、指导并监督下属开展业务，确保公司物资的正常采购量。 （4）、监督参与物资采购的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。 （5）、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。 (6）、新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作。并对其进行合格评审，保证供应商的合法性。 (7)、及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低采购成本。 (8)、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来 负责采购工程管理制度的适时修订和并负责对外解释； （9）、拟定部门工作计划和目标； （10）、主持采购工程中心日常工作； （11）、定期对合格供应商的质量、服务进行考核； （12）、考核部门员工工作绩效并进行内部监督； 3.3审核员岗位职责： ?（1）协助组织评审合格供应商和考核合格供应商； （2）?负责审核所有订购单的采购价格、质量及供应商的资质； （3）?监督本部门采购流程的实施，不参与采购具体，不直接与供应商发生关系； （4）?协助组织采购或工程的招标、评标工作； （5）?监督、协调采购部工作人员的工作 （6）?审核本部门的报帐工作； 3.4采购员岗位职责： (1)、 主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 (2)、 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。 (3) 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 (4)按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； (5) 及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。 (6)严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。 (7) 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。 4、采购工作流程： ①下单：1）.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。2）.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量，?单价，金额，计划到货日期。3).采购审核员根据具体情况进行定单审核4)