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异地公司或办公室财务支付申请及审批办法(暂行)本办法是针对办公场所不在集团总部所在地,并单独设有财务部门(或财务人员)的集团下属公司、办公室的费用报销、付款申请,按规定需集团总部审批后方可支付的情形;一般申请及审批流程凡公司部门及人员申请费用报销或业务付款的,必须先按规定填制《费用报销单》或《付款申请单》(以下统称支付申请),并附上规定的原始附件,在提交财务之前交核实人(部门负责人以及其他公司授权和规定须核实和确认支出的人员)以及审核人签字之后,提交财务审核、付款或报销;当地财务人员收到支付申请之后,应先审核单据的合理、合法性以及完整性,即:是否已按规定取得核实人签字,所附原始单据是否齐全、合理、合法,对于不符合要求的单据应退回申请人(或经办人),要求其改正;当地财务人员审核支付申请无误的,应在财务审核栏签字并立即进行单据编号,将编号填写在单据上(或以号码机给单据打印编号);在现金银行日记账登记付款单据时,也必须同时登记单据编号,以便审核与核对;当地财务人员应根据支付申请要求的付款日期(应符合合同规定的账期及付款条件),在付款日期当天或前1-2个工作日),将支付申请以及主要附件传递(传真/发送扫描件/专人或邮递单据原件)至集团总部审批;以下是必须与支付申请一起传递至集团总部的单据附件():发票(发票较多时,以发票清单代替)合同或协议已审核的业务结算单或服务结算单资产验收单采购订单、入库单工资单或工资汇总单工程验收报告(单)其他总部要求的原始单据以下为必须邮递原始单据至集团总部签批的情形:不独立核算的集团所属当地办公室的支付申请;不在当地进行账务核算的分子公司的支付申请;集团财务部完成集团总部内的签批流程后,将已审批的支付申请回传(传真/发送扫描件形式/专人或邮递单据原件)当地财务部,当地财务人员在收到已审批的单据后方可付款,并应将完成审批的支付申请作为凭证附件留档(原始申请单据依旧保留);简易申请与审批流程符合以下条件的支付申请,可通过邮件进行简易申请与审批:不需要集团财务副总裁或董事副总裁终审的;需要集团财务副总裁或董事副总裁终审但符合以下情形的:集团财务部事先已收到已审批的资产采购申请的;集团财务部事先已收到已审批的业务采购申请的;集团财务部事先已收到已审批的追加预算申请的;集团财务部事先已收到已审批的工资单/工资汇总单的;集团财务部事先已收到已审批的现金备用金额度申请的;按月收取的公用事业性收费支出;每月周期性的采购款,没有超过上月日平均采购额的;从银行提取现金预算内的支出其他集团规定的可以采取简易申请与审批流程的情形当地财务人员在支付申请要求的付款日期(应符合合同规定的账期及付款条件)当天或前1-2个工作日,将所有可通过邮件进行简易申请与审批的支付申请,填写到《付款申请/费用报销明细表》,并对《付款申请/费用报销明细表》进行编号,之后将编制有《付款申请/费用报销明细表》的电子表格文件名修改为公司名+支付申请表+编号形式的文件名编号规则:”PV” + “-” + 帐套代号 + ”-“ + 年月日 + “-“ + 序列号,其中年用四位数表示,月、日均用两位数表示,序列号用三位数表示例:杭州圆通货运航空公司2013年11月21日当日第1次支付申请明细表编号为PV-HK001其支付申请表文件名为:杭州圆通货运航空公司支付申请表PV-HK001.xls完成《付款申请/费用报销明细表》后,当地财务人员既可通过邮件申请支付《付款申请/费用报销明细表》所列的款项。申请邮件应直接发送给集团财务经理;集团财务经理在收到的邮件基础上回复发件人“同意还是不同意”支付申请的款项;当地财务人员在收到同意支付的邮件后方可付款,并将回复的邮件打印下来作为凭证附件留档。原则上,当地财务人员应尽量一天只编制并发送一次《付款申请/费用报销明细表》申请集团总部的审批,以使得申请和审批更有效率。支付申请邮件的格式要求:按“公司(或办公室)-帐套代号-年-月-日付款申请(编号)”的形式填写邮件主体;邮件正体应黏贴《付款申请/费用报销明细表》除签字栏之外的所有内容(使用EXCEL“复制为图片”功能粘帖到邮件正体),邮件正体最后应有申请人/经办人名字及邮件发送日期邮件附件中附上编制有《付款申请/费用报销明细表》的电子表格附1 支付申请邮件样本回复邮件的格式要求:必须在原申请邮件基础上回复(以便打印出批复的申请内容)必须有审批人名字和邮件回复日期每月末,当地财务人员应将实际付款日期填入通过邮件审批的《付款申请/费用报销明细表》,将所有已完成付款的《付款申请/费用报销明细表》打印出来并在“出纳/资金”签名栏签字(表示已完成付款)后,传递(传真/发送扫描件/邮递复印件)至集团总部财务部交终审人签字后,再回传(传真/发送扫描
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