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上海俊乐制冷自控元件有限公司 SHANGHAI JUNLE REFRIGERATION CONTROL CO.,LTD 文件编号：QG/JL423A 版本码：A 程序文件 管理文件控制程序 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 受控状态： 受控号： 2009/09/28发布 2009/10/01 实施 程 序 文 件 管理文件控制程序 版本码：A 文件编号 QG/JL423A 第 1 页 共 4 页 1 目的和范围 本程序规定了对与公司质量管理体系有关的文件的编制、审批、发放、更改、作废和标识的方法。 本程序适用于公司质量管理体系的管理文件进行控制。 2 引用文件 2.1 QG/JL423B 《技术文件控制程序》 2.2 QG/JL424 《记录控制程序》 3 职责 3.1 总师室是管理文件、外来管理文件的控制归口部门。 3.2 研究所、开发部、技术部是技术文件、外来技术文件的控制归口部门。 3.3 销售部是与用户签订供货协议、顾客信息控制归口部门。 4 程序 4.1 质量管理体系文件的分类 4.1.1 管理文件：质量手册、程序文件及其支持性文件。 4.1.2 技术文件：产品图样、企业标准、作业指导书、技术协议等。 4.1.3 外来文件：（可分为技术方面和管理方面）法律法规、国家与行业标准、顾客提供的图样、供货协议、质量协议等文件。 4.2 文件的编制、审核、批准，确保文件是充分和适宜的 4.2.1 质量手册由总师室组织编制，管理者代表审核，总经理批准；程序文件及其支持性文件包括所需的记录表式，由相关主管部门编制，部门负责人审核，由分管领导批准，总师室汇总。 4.3 文件的编号 4.3.1 管理文件内部编号规定 a. 质量手册、程序文件的编号： 程 序 文 件 管理文件控制程序 版本码：A 文件编号 QG/JL423A 第 2 页 共 4 页 ╳G / JL ╳ ╳ ╳ ╳ 相应的标准条款号中有二个以上文件， 以英文字母顺序排号 相应的标准条款号(不满三位的后面加零) 公司代号 QG为内部管理文件 WG为外来管理文件 b. 支持性文件的编号： QG/JL×××--××--×× 支持性文件的子文件顺序号 支持性文件序号，用阿拉伯数字二位表示 相应的程序文件编号 4.4 文件的发放 4.4.1 为保证现场使用的质量管理体系文件都是适用的有效版本，一律在文件的封面上加盖红色“受控”章。质量手册、程序文件及其支持性文件均标有受控标识。 a. 为确保文件的清晰、易于识别，当文件严重破损影响使用时，使用部门应到总师室办理更换手续，交还破损文件，补发新文件，受控号不变； b. 当丢失文件时，应到总师室办理补领手续，但必须在“文件发放、回收记录单”(JL423A-01)上注明，发放的新文件给予新的受控号。 4.4.2 管理文件由总师室按“文件分发清单”(JL423A-附1)范围进行发放，并记录在“文件发放、回收记录单”(JL423A-01)上。 4.4.3 外来管理文件中法规、标准一类文件由总师室做好来文登记、保管，发放时加盖红色“受控”章，按“文件分发清单”(JL423A-附1)发 程 序 文 件 管理文件控制程序 版本码：A 文件编号 QG/JL423A 第 3 页 共 4 页 放，并记录在“文件发放、回收记录单” (JL423A-01)上。 4.4.4 各职能部门收到文件后，由专人保管，放在适宜的地方，并做到文件整洁齐全，防护适当。 4.5 文件评审 4.5.1 文件发布前或发布后，管理和使用部门须根据公司的实际运行情况对文件不适当之处向总师室提出评审申请。 4.5.2 总师室组织有关部门进行评审，评审确认文件要更改的按4.6条款进行。 4.6 文件的更改 4.6.1 管理文件更改 a. 由提出部门填写“管理文件更改单”(JL423A-02)，经授权人审核、批准后，由总师室按更改内容进行更改，并登记在“管理文件更改一览表”(JL423A-03)上； b. 由总师室按更改文件的原发放范围进行更换，更换时用“