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立卷改革十年的思考 核工业档案馆 王健 【摘要】根据国家标准《归档文件整理规则》（DA/22-2000），核工业档案馆2001年在全行业推行了文件按件管理。本文通过改革的背景、意义及本单位改革的情况，从几个方面分析了顺应社会发展实行立卷改革的可行性。 关键词：文书档案 归档 十年 改革 2000年12月6日，国家档案局颁布了中华人民共和国行业标准DA/T2000《归档文件整理规则》。这是我国档案工作的一项重要改革。《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作。它兼顾了计算机和手工两种管理方式，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础。 一、立卷改革的背景 二十世纪五十年代我国档案学界在学习前苏联的基础上，建立了新中国的档案工作和档案学理论。当时提出的灵活运用“六个特征”组卷的做法，是与当时的社会生产力和科技发展状况相适应的，这种传统的文书立卷方法在长期的档案管理工作中发挥了重要作用。由于物质和技术条件的限制,使手工检索成为当时唯一可行的途径，也使得文件整理方法必然走分类组合、逐级检索的立卷道路。再加上当时的社会条件，过多地强调安全、保密，使档案工作的重心偏向整理、保管。案卷这种放大了的实体单位，无疑更能满足这方面的需要。 随着社会发展，立卷的弊端不可避免地凸现出来。立卷的方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得每年的立卷归档成为文书立卷人员和档案人员的一项沉重的工作负担，也使文书立卷制度在许多单位成为空谈。这既降低了档案管理的效率，也给档案工作带来了一定的负面影响。随着党的工作重心由阶级斗争变为经济建设，档案工作也开始了由封闭型向开放型、由被动服务向主动服务的转变。原有的一些思维框架被打破，人们开始从方便利用的角度来看待归档文件的整理形式，“简化整理，深化检索”成为档案工作人员的共识。随着办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，也为立卷改革提供了新的方向和可能。 档案理论界和实际工作者在总结立卷工作经验教训的基础上，逐步开始尝试进行立卷改革，但改革的方案大都只是在运用“ 六个特征”立卷方法的基础上各自侧重地进行了完善和简化。由于仍保留了“案卷”，也就不可能使归档文件整理工作真正得到简化。近年来，随着办公自动化程度的提高，传统的立卷归档工作越来越不适应网络时代的要求，广大档案人员对归档文件整理方法进行改革的呼声也越来越强烈。20世纪80年代以后，我国档案界出于优化馆藏的需要，提出立卷改革问题。经过十几年的探讨，最后形成了两种做法、两派观点的争议：一是立“卷”派，但此“卷”非传统的案卷，而是立纯卷、立薄卷，一事一卷，即将处理一项具体工作形成的文件单独装订成卷； 另一派是不立卷，归档文件整理以“件”为单位，按文件的收、发文号排列装盒。鉴于这两种方法、两种观点的分歧与争议，就产生了按件归档的方案。从表面上看来，《归档文件整理规则》倾向不立卷、以“件”为单位的整理方法，承接了立小卷 (一事卷)方法和传统立卷模式。其一是采用“组件”的概念，所谓“组件” 是指围绕同一事件产生的密不可分的文件， 必须排放在一起。这种“组件”其实就是立小卷提倡的一事一卷；其二是利用“档案盒”装 “件”， 盒内按一定规则排列，用“归档文件目录”代替原先的“卷内文件目录”使“档案盒”代替了原来的“案卷”，成为新的保管、检索定位单位，这样文件又有了新的“组织”， 以消除目前实际工作部门对不立卷做法的顾虑。 二、立卷改革的意义 归档文件的整理是档案工作的重要组成部分。随着社会的不断发展，办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，一些手工管理条件下的标准、做法已经逐渐落后于时代的要求，失去了对现实工作的指导、规范作用，甚至成为制约档案工作发展的因素。因此，《规则》的制定满足了简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法简便，也更容易被档案人员理解和掌握。 另外，归档文件整理的目的是便于提供利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺工作的职能，更好地提供利用，为本单位各项工作服务。与利用工作的要求相比较，立卷本身存在许多固有的不足之处。例如：案卷的存在增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级和不同事由的文件组合在一起，与保密要求矛盾尖锐；文件装订成卷，不利于复印、扫描等。推行以“件”为保管单位后，从根本上克服了上述弊端。同时通过简化归档文件整