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文档一体化 文件与档案的分类 对文件进行分类，从不同的角度上观察可以采用不同的标准，产生不同的分类结果。文书处理的客观需要，也不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择，应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。一般来说，文件分类的依据主要有文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、实现要求等，如，按行文关系，可将文件分为上行文、平行文和下行文三种。按密级，又可分为保密文件和非保密文件。采用何种分类方法，应根据本单位的实际情况而定，亦可同时按几种方法对文件进行分类。为了维持管理方法的稳定与一致性，文件分类方法已经确定，就应保持基本稳定。右图是某单位文件分类的基本架构，实际上，其分类方法也适合于大部分机构。在文件的分类架构中，增加年度一层，既是管理的需要，也有利于当年对于年度文件的分类方法进行微调，以体现文件管理的与时俱进。档案管理的分类方法，在上一个案例中已有详细介绍，在此不再重复。 文件流转 3Hmis容许采用两种方式进行文件流转：一种是传统的纸质文件的人工流转方式，需要利用3Hmis保存电子文档，打印相关人工流转的纸质表格，流转完成后，再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。另一种则是现代化的无纸化网络流转方式，由文件起草人提交文稿，再经过校对、会签、签发、核稿、编号等程序最终形成正式文件，还可将封发、归档等程序加入流程中，让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。有时，还需要混合采用两种方式进行文件流转，比如说，首先采用无纸化的方式进行文件流转，以提高文件审批流程的效率，在文件正式定稿后，再以纸质的方式交关键程序人员签字确认，以满足管理与法律的需要。3Hmis还提供了灵活方便的流程表单功能，表单的设计和处理符合中国机构的制度与习惯。3Hmis也引入了手写批注、手写签名等技术，以方便习惯于手写操作的用户批改文件，数字证书、电子印章等技术亦可用于文件的管理。在3Hmis中，流转和处理信息将自动保存，任何人不能修改或删除，并且，这些信息依附于对应文件，归档时与文件同时归档保存。 文件归档 在文件管理阶段，3Hmis提供了多种自动化的方式，将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中，档案管理人员可根据管理需要，及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中，以形成档案。对于没有自动转入档案收集箱的文件，亦可采用多种方式进行归档操作。文件的归档操作，可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后，再由档案管理人员予以归档，亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作，归档完成后，经档案管理员验收，再入库保管。3Hmis提供了一个非常专业化且功能全面的归档编辑界面，所有的归档操作，几乎可在同一界面内完成，给用户提供了便利。 档案管理 3Hmis所提供的档案管理功能包括授权、借阅与归还、数量统计、注册与取消注册、档案注销、表格打印以及复制、剪切和删除等，可满足日常管理的各种需要。对于借阅与归还，3Hmis还提供了到期提醒功能，可通过内部邮件或短信提醒管理者和借阅者按时归还外借的文档与资料。 文件与档案的搜索利用 3Hmis提供的搜索平台，可按权限搜索文件与档案，具备阅读权的操作者，可直接阅读电子文档，没有网上直接阅读权的操作者，亦可提交借阅申请，申请在线阅读电子文档或预约去档案室借阅文档的时间。 应用举例 某大型商业银行分行，下属72个一级和二级支行，最远距离的支行距总部超过100公里，以往，文件的传递采用专用的快递通道，档案的借阅与利用则必须来到分行的综合档案室，利用不便，效率偏低，成本也很高。为了实现文件管理与传递的无纸化以及档案管理的数字化，该分行采用3Hmis按服务器授权的标准版来实现文档一体化数字化管理，管理思路如下：1、 由分行办公室对文件与档案进行集中统一管理，文档服务器存放于信息中心机房，由信息科技部进行技术维护与管理，办公室进行应用管理。2、 分行与各支行之间，已全部采用专用高速网络相连，文档一体化系统可借助于该网络环境，不必另行投资网络建设。3、 原则上将文件分为收文、发文、签报和其他文件四大类，这四大类的下位类均为年度，年度下面，再根据文种的性质和当年的管理需要进行分类。4、 收文由办公室文件管理员统一录入，纸质文件扫描录入，电子文档则直接引入，并提交办公室主管主任提出拟办意见，然后，再根据拟办意见进行无纸化流转，需领导批示的，领导批示后再按批示处理。5、 发文由部门的拟稿人直接提交，并经本部门主管复核，相关部门会签，办公室核稿后，呈主管领导签发，然后，再由办公室校对、编号、盖印、封发和归档。6、 对于发文，一般管理性的内部发文不再采用纸质，即一律采用电子文档进行网上办理，对外发文或重要的内部文件，则首