职场英语：邮件的写作规范及详解.docVIP

职场英语：邮件写作规范详解 一、基本要素英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。 1. 主题（Subject）：电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some?questions?about?C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。例如： YES：Supplier training?NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）?主题框的内容切忌含糊不清。?NO：像News about the meeting 这样的表达，?YES：应改为Tomorrows meeting canceled。?一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。?YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation?NO：detailed calculation?视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI （For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!2. 称谓（称呼Salutation）：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi?Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear?President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“ ，”，美国人习惯在称谓后加“ ：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。 注意：（1） 在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 （2）?称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：?Jimmy,? I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.?Best,?（3）人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt?4）多过一个男, 用Messrs,就是Misters的意思,Messrs. Smith, Wyatt, and Fury。反正，如果多过一位女性，用MesdamesMmes. / Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray男女 弄清楚称呼就行例如: Dr. and Mrs. Harold Wright Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright / Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn。?（5）有人有自己头衔就要跟紧例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔用Ms. Ms. Sarah Gray?。（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:?Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations?NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China?YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China?老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确?YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.?用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：?Dear Committee Member:?Dear Meeting Planner:?Dear Colleagues: To All Sales Reps:?To Whom It May Concern:?Dear Sir or Madam:?