时间管理(日月光).pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 看Email 的時段分配 V V X V 回信 私人 22:00 公司 16:30 公司 13:00 公司 09:10 備註 信箱 時段 * Email資料夾的分類 Reply：Private，公務 Follow Up：Urgent，Boss，重要 ，向下，Private Project 進度 有空再看 * 如何展開你的計畫 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底 * 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 良好的時間管理來自於計畫 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.賦能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 * P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計畫上才是最節省時間的作法 耗用時間 * 8.80/20法則1/2 the Vital Few the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣，獲得最多的效益 你所完成的工作裡，80%的成果，來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的 * 80/20原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 * 目標金字塔 長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標 * 如何列管重要計畫 將自己短中長期的計畫依工作，個人及生活這三個主軸一一列舉出來， 並算出每個計畫的效益 (如下一頁所示) 在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定，紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補 * 每個計畫如何給予評分 先將所有計畫列出來，分成短中長期(自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整)，依照：重要性、急迫性及成功機會來給分數，最好給 5 分，最不好給 1 分 將三個分數相乘，分數最高者為最優先執行的計劃 * 範例: 專案評分的範例 * 以 Notes 信箱管理計畫的分類 執行力：To-Do ，記錄，Routine (最重要的部份，下一章節再講) 自我成長：Pareto，前3個計畫 生活: Pareto，前3個計畫 工作: Pareto，前3個計畫 * 執行能力的強化 * 備 忘 錄 時間管理的利器: to-do List 備 忘 錄 緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計畫 2.人生規畫 3.家庭、健康、財富 Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期約會 * 範例: 備忘錄的範例 * 範例: 週計畫的範例 在約定時間之前：先在工作日誌或筆記本上「記載」工作內容、會見人物、商討議題、會面地點等 快到約定時間前：翻閱工作日誌，提醒自己記住先前的約定，並力求準時出席，在會談後將商議結果及討論內容記錄在筆記本內，讓自己留下清楚的「記憶」 在完成約定事項後，計算總共花費多少時間，針對自己的工作時間「記帳」 * 三記筆記 便利貼：每天要做的是分門別類地寫在便利貼上，如列出重要工作、連絡事項、討論事項、雜務等幾大項；每完成一件工作，就用筆槓除一項 工作日誌：時間至少從上午八時排列至下午六時，以30分鐘為一區塊 桌曆：為提醒自己記住重要的工作日程，可用以月為單位的桌曆，可於截止日的前三天設定一個「擬截止日」，期勉提早完成工作 * 辦公室三幫手 * 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事，決不拖到下午完成可以一天做完的事，決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時 * “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計畫最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍劍鋒到處，刀折劍斷 * 執行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(Sense) 的建立 ， 在臨場應用時最能顯現效果 * 執行的速度：兵貴速戰速決 養兵千日，用在一時（資源珍貴） 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 自廢武功型 客戶的感受 加速度，勢如破竹 * 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務。通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20% #3 時機稍縱即逝的機會。有時候機會的有