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浅谈企业管理费用的管控 宋海滨 杨秋华 河北任丘 062552 联系电话 管理费用是企业非生产性支出的主要控制对象，是企业生产经营活动中的重要管理内容之一。尽管人们也在不断地试图通过寻求和改进管理方法来实现“理想”控制，但实际效果与管理者的期望依然相去甚远。原因很多，其中管理方法的单一和落后是造成管理控制难以到位的重要原因。 一、管理费用的管控难点 在管理费用的管理实践中，我们常常遇到以下问题。 1、指标确定困难。例如年度管理费用，按照部门切块包干使用时，指标确定困难。原因是各项费用的发生具有一定的随机性，有可能多、也有可能少，如资料费、材料费、差旅费、会议费等都属于这种情况。这些费用发生的随机性较强，估算较为困难，通常见诸于经验数据的较多，而经验数据大多偏高。指标定高了，不仅仅是造成浪费，指标合理性的认定会越来越差；指标定低了，不仅影响工作，还会制造出各种管理矛盾。 2、指标控制困难。管理费用具有逐年攀升的特点，只有到一定程度，并伴随一次合适的机会，方能强行“扯拉”下来，然后又逐年攀升，这样不断往复。由此可见，管理费用到底应该发生多少才具有合理性，确实难以把握。正是因为费用发生的随机性的存在，使之具有较大的弹性，这就使得原本具有刚性特点的控制方法也不得不随着“弹性”变得软弱无力，对真实的发生过程的控制也变得越来越困难了。实事上，这个弹性并不存在，只是因为费用指标越来越不准，才造成了费用的虚高。 3、指标合理性难以认定。由于合理指标的确定比较困难，很容易造成指标与实际情况产生偏差。对这种偏差的认识也仅仅是理论推测，实践中该偏差是否存在，偏差的大小，我们并不清楚，而且也很难论证，除非必须要这么做，并准备付出更多的管理成本。费用使用是否合理，是认定指标是否合理、控制是否有效的重要依据，而费用使用的必要性和合理性的准确认定者只有费用使用者本人。因此，使用者必然会认定是必要的、是合理的，否则会受到批评，并有可能导致指标减少和信任危机。 4、指标公平性难以认定。由于指标的合理性不易确定，就必然会出现有的指标给的过松，有的给的过紧，也就不可避免地导致各部门通过各种方式和理由争指标、要费用，这种行为的真实性和可靠性也同样难以认定，其结果是进一步加大某些部门费用指标的不合理。由于费用指标的合理性不一致，最后演化成了对部门的不公平，而疑似不公平问题的出现，正是许多企业不敢在管理费用上实行“节奖超罚”控制手段的根源。 二、管理费用的管理方法 管理费用的管理方法很多，叫法各异。归纳起来，有审批控制法、统购分配法、指标包干法和专项控制法四种，各自适用的费用也不尽相同。 1、审批控制法 审批控制法是一种不直接对费用使用者（个人、部门或单位）下达费用指标，而是由费用使用者在费用发生前向费用主管领导或部门申请，经审批同意后，即可实施。在实际应用中，通常为一事一批，有随机审批和定期审批两种方式。 适用费用：除了水费、电费、采暖费、科研经费、独生子女费、通讯费、诉讼费等费用之外，其它均可采取此方法。 适应范围：一般比较适合小型企业，因为小型企业的部门及下属单位较少，费用额度不大，可以采用这种方法。大、中型企业内部较小的科、大队级单位也可以采用此方法。 优点：程序简单，效率较高，易于掌控。 缺点：不能解决需求的可靠性；申请审批频繁，工作量大，不适合部门多、费用额度大的大中型企业使用。 2、统购分配法 统购分配法是一种通过统一购置、集中管理的形式，按照个人、部门或单位的实际需要分配实物用品的一种管理方法。 适用费用：办公费、材料费等可以通过集中采购和存放的部分常用消耗品，如办公所需的各种笔、稿纸、打印纸、笔记本、纸篓、拖把等等，以及硒鼓、光盘、电源插座等材料。 适用范围：大、中、小企业及所属单位各机关。 优点：统购价格较低；领用方便；可减少多头采购可能产生的作弊行为。 缺点：适用费用较少，无法广泛使用；统购、集中管理增加了管理成本；先购后用，容易造成物料积压；统购、集中管理可能产生的作弊行为依然存在。 3、指标包干法 指标包干法是一种使用较为广泛的费用管理方法，它以行政单位为费用单元，按照费用总额下达期间指标。这种方法的特点是将部门或单位需要发生的各项费用“捆绑”在一起，单项费用没有约束指标，只考核总额。指标下达给各部门，由各部门负责人自主管理。 如表1所示，指标包干法通常按部门下达一定期间的综合指标，如办公室9万元、人事部7万元、财经部8万元、生产部10万元等等，既不关心里面的各单项指标，也不关心单项费用的期间总额。 适用费用：管理费用中的变动费用办公费、差旅费、招待费、图书费、资料费、材料费、维修费等等非统筹、非固定费用。 适用范围：比较适合机关规模较小、费用额度不大的小型企业，不适合大、中型企业。 优点：