《药易通》重点功能介绍.docVIP

《药易通》重点功能介绍 目 录 （一） 基本资料类别管理 2 （二）效期管理 3 （三）单行红冲 5 （四）单据导出与导入 6 （五）会员卡管理 10 （六）内部结算 12 （七）按批次退货 15 （八）动态盘点 16 （九）单据合并转换 18 （十）GSP流程自定义 19 （十一）业务单据到GSP流程自定义 21 （一） 基本资料类别管理 通常我们所说的基本资料包括商品资料、职员资料、往来单位资料和仓库资料等，基本资料管理方式的优劣将会对以后的业务处理以及管理造成相当大的影响。采用分类管理的方式可以使得企业对基本资料的管理更加科学有效。 分类建立方法（以商品资料为例，目录结构如上图）： 先用添加功能建立一级目录—— 一级目录A、一级目录B和一级目录C； 在一级目录A下添加二级目录—— 二级目录A1、二级目录A2和二级目录A3，具体操作方法为：选中一级目录A，点击分类按钮，在弹出的信息界面录入所需要的信息（该信息可以是二级目录信息，也可以是一级目录下的商品信息，还可以是临时信息），保存后一级目录A建立成功； 同样，其它目录也可照此方法建立； 目录与商品的区别在于其下一级是否有信息存在，有信息存在即作为目录，没有便为商品。 应用案例： 通常情况下，我们只是在职员资料管理的时候对其分类，实际应用中在往来单位资料管理的时候按照职员进行分类管理也能起到很好的作用。 比如业务员张三负责两种不同类别商品的往来单位的业务，每种类别都有数家往来单位，这种情况下要单独统计张三分别对这两类往来单位的数据便不是很方便。我们可以建立两个关于“张三”的分类，然后把其负责的数个个往来单位分别建到分类下面。这样，我们就可以直接在单位销售报表里直接查询到业务员张三所负责的的这两种往来单位的销售数据。 （二）效期管理 效期即商品的有效日期（或失效日期），在很多行业里都是必须作为重点管理的项目，尤其在医药、食品等行业。 要进行商品的效期管理，首先需要对商品的有效天数（或月数）进行设置，这样便可以在做采购的同时根据生产日期自动计算出相应的到效日期，如图： 注意： 输入有效期（月）或有效期（天）将会直接影响到采购单上根据生产日期直接计算出来的到效日期的格式； 如果不在商品信息里进行效期设置，则必须在做采购入库单的时候输入到效日期。 只有使用手工指定成本核算法时才能进行效期管理。 商品效期管理最重要的环节是到效日期预警管理，不然的话如果只是控制过效期商品不能销售对企业自身的利益并没有达到充分的保障。所以，几乎所有能够进行效期管理的软件都配备了效期预警功能，通过统一设置提前报警天数来进行预警管理。但是，这种统一设置提前报警天数的管理方式在存在商品效期长短差别很大的情况下便不适用了。 应用案例： 商品A的效期为720天，商品B的效期为60天，这时统一设置一个预警天数就会导致两种情况——要么短效期商品提早报警，要么长效期商品预警后留下的处理天数不足。 我们可以通过自动根据长短效期报警的功能来解决这个问题。打开自动报警，然后在自动报警设置里找到近效期报警设置，在下面的自动根据长短效期报警设置前打上勾，然后点设置，出现如图界面： 设置完成之后，每次自动报警时，只需要点击详情就可以查看具体的近效期商品批次情况了。 另外在自动报警之外我们开可以通过效期查询功能来达到查看任意时间段近效期商品批次情况的目的，如图： （三）单行红冲 对于已经过帐的业务单据，在某些情况下，由于单据内容的准确性或时效性，需要对其做废弃处理。这种情况下，我们一般会对该单据做红字反冲处理，废弃整张单据，然后再对其做修改或其它操作。但是，在大多数情况下，我们仅仅是因为单据上某一部分内容的问题，如其中一个品种因为数量、批号或效期等与实际不符而造成的偏差，而不得不对整张单据进行废弃处理。 单行红冲功能的主要目的就是针对这种单个或少量品种引起的红字反冲问题。 应用案例： 企业在7月初采购了一批商品，但在7月底做结算的时候发现月初采购的那笔业务有一个商品的数量多开了10件。为了往来帐务准确真实的反映实际的业务，企业不得不重新开这张业务单据。但是，由于这张单据上的商品（包括发生数量错误的商品）已经发生了业务行为，无法直接对这张采购入库单做红字反冲，而需要对相关的所有业务单据全部红字反冲，然后再重新从入库开始重做。这种处理方式既费时又费力，对企业不仅没有好处，反而造成一定负担。 用单行红冲功能来处理这个问题便十分简便。可以直接只红冲掉单据上的某一个品种的业务数据，然后只需要针对该品种重新做一次业务单据。 通过业务查询－库存报表，打开批次追踪查询。 输入查询条件，找出与所要修正的商品相关的业务单据。根据发生业务的顺序，反向逐一进行单行红冲。 具体方法，在需要单行