71记录控制管理标准资料.doc

华能莱芜电厂企业标准 Q/HNLW-1-01.003-2014记录控制管理标准 （B/1）2014-04-25发布2014-04-25实施 华能莱芜电厂 发 布 目 次 前 言 I 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语与定义 1 4 职责 1 5 流程与风险分析 1 6 管理内容与方法 1 6.1 记录填写与保存 1 6.2 记录的标识和检索 2 6.3 储存与保护 2 6.4 记录的查阅 2 6.5 记录的处置 2 7 检查与考核 2 8 相关/支持性文件 2 9 报告和记录 2 10 附录 2 附录A（规范性附录）：记录控制流程图 4 附录B（资料性附录）：记录清单 5 附录C（资料性附录）：记录归档目录 6 附录D（资料性附录）记录变更/销毁通知单 7前 言 为了标识、保存与处置华能莱芜电厂安全管理体系的记录，确保记录具备对体系相关活动及华能莱芜电厂生产全过程的可追溯性，证明安全管理活动符合规定的要求以及体系的有效运行，使记录真实、准确、完整、有效、并得到妥善保存，特制定本标准。 本标准根据集团公司《华能电厂安全生产管理体系要求》和《华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则》，结合本厂具体情况而编写的。 本标准自发布之日起实施。与本标准的历次版本同时废止。 本标准的附录A为规范性附录。本标准由行政部提出。本标准由行政部归口管理。 本标准修编部门：行政部。 本标准主要修编人： 张亮 审 核： 审 定：批 准： 本标准于2012年12月31日首次发布，本次发布为第1次修订发布。记录控制管理标准 范围 本程序规定了体系文件所要求的记录，其他记录可参照使用。 本程序适用于体系记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等方面的控制要求。 执行本程序的相关人员必须熟悉和认真执行本程序。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本办法的条款。其修订版、再版及最新版本适用于本标准。 Q/HB—G—08.L01—2009 中国华能集团公司 《华能电厂安全生产管理体系要求》 Q/HB—G—08.L02—2009 中国华能集团公司 《华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则》 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准： 3.1 记录　 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.1 策划部、安监部是安全管理体系记录的归口管理部门，负责记录的审核、监督检查工作。 4.2 全厂相关部门是本部门与体系有关的所有活动的记录的形成与使用部门，负责记录的编制、登记、移交归档、鉴定、变更，有效使用等工作。 4.3 档案室是归档记录的保管部门，负责收集、整理、归档保管、登记借阅、作废销毁等工作。 流程与风险分析 记录控制流程图见附录A(规范性附录)。 控制点：填写与保存；标记与检索；储存与保护；查阅；处置。 关键控制点及风险分析 5.3.1 填写与保存：由于记录不是当事人亲自填写签名等原因，可能发生不清晰规范、涂改的情况，可能导致虚假记录的风险，造成工作失控的结果。 5.3.2 标记与检索：由于未按规定编号等原因，可能发生编号不规范的情况，可能导致记录重号的风险，造成记录清单不规范的结果。 5.3.3 储存与保护：由于记录储存的环境不适宜、未设专人管理等原因，可能发生未按照规定储存的情况，可能导致记录保管不善的风险，造成记录变质、损坏、丢失的结果。 5.3.4 查阅：由于借阅未办理借阅手续、设专人保管等原因，可能发生未做好相关记录的情况，可能导致借阅记录不能及时归还的风险，造成借阅记录丢失的结果。 5.3.5 处置：由于不定期对记录进行评审的原因，可能发生不适宜的记录不及时给予更改、重新进行审批、发布的情况；可能导致过期或作废记录继续使用的风险，造成记录未按照规定处置的结果。 管理内容与方法 记录填写与保存 6.1.1 范围：管理体系运行中形成的所有记录。 6.1.2 记录可分为：文字记载、图表图样、数据计算、统计表格以及数据库等。 6.1.3 记录的载体介质可分为：纸质、光盘以及相片、缩微胶片等。 6.1.4 记录编制：记录的编制由记录使用部门负责，内容包括：名称、编号、内容、责任人、日期等。各部门应按照记录清单表格规定的项目填写，所有记录填写应及时、真实、字迹整洁，不得随意涂改。当出现笔误时，应用“=”划断，在旁边写上正确的数据或文字，关键数据及文字的更改应有本人签章。 6.1.5 记录保存时应做到防潮、防火、防虫蛀鼠害等，有专人保管，以防丢失。 记录的标识和检索 6.2.1 凡在计算机管理信息系统中（如ERP系统等）产生的记录，按照信息系统要求进行标识。 6.2.2 管理体系运行中产生的所有记录编号按下述方法编号。 6.2.