第五章会议准备工作..pptVIP

第五章 会议准备工作 第一节 会议概述 一、会议的含义和特征 （一）会议的含义 会议是一种围绕特定目的和议题展开的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。（目的性、议题性、组织性和群体性） （二）会议的特征 1、是一种围绕特定目的和议题展开的活动 2、是一种具有一定组织形态的活动 3、以口头交流为主要方式的活动 4、是一种群体性社会交往活动 二、广义会议和狭义会议 三、会议活动的要素 （一）会议组织者 1、主办者 2、承办者 3、协办者 4、与组织工作相关的机构 （二）与会者 1、与会者的含义和类型 （1）正式成员 （2）列席成员 （3）特邀成员 （4）旁听成员 2、相关术语（代表、观察员） （三）会议议题 1、议题的含义和作用 （1）体现会议目标 （2）引导和制约会议的信息交流 2、相关术语 （1）会议主题 （2）中心议题 （3）动议 （四）会议的结果 1、含义 2、相关术语 （1）过程文件 （2）最后文件 （3）共同文件 （五）会议的时间 1、含义 2、相关术语 （1）会期 （2）会议周期 （3）休会 （4）复会 （5）闭会 （六）会议的地点 1、含义 2、相关术语 （1）主会场 （2）分会场 （七）会议的方式 1、含义 2、要素 （1）沟通方式 （2）发言方式 （3）座位格局 （4）物质与技术手段 五、会议的种类 （一）按会议的性质分 （二）按与会者来自或代表的地域范围划分 （三）按与会者的相互关系划分 （四）按会议的保密程度划分 （五）按会议的方式划分 第二节 建立会议管理系统 一、会议的领导机构 （一）组织委员会 （二）筹备委员会 （三）主席团 二、会务工作系统 （一）会务工作系统的主要职责 （二）秘书长 （三）秘书处 第三节 安排议题和议程 一、安排议题 （一）安排议题的要求 1、服从会议目标和主题 2、讲究高效 3、议题要符合会议权限 （二）议题的处理 1、收集 2、审查 3、确定 4、未确定的或者经审查未能通过的议题的处理 二、安排议程 （一）议程的含义 （二）会议议程的书面结构 1、标题 2、稿本 3、题注 4、正文 5、制定机构和制定日期 第四节 确定会议对象和规模 一、确定会议对象 （一）确定会议对象的几种程序 1、领导确定 2、规则确定 3、磋商确定 4、选举确定 （二）确定会议对象的具体要求 二、确定会议规模 （一）会议规模的含义 （二）确定会议规模必须综合考虑的因素 1、效果因素 2、效率因素 3、成本因素 4、场地因素 第五节 确定会议时间、地点与名称 一、确定会议时间 （一）确定会议时间应把握的几条原则 1、时机原则 2、需要原则 3、成本和效率原则 4、协调原则 5、合法合规原则 （二）确定会议时间要注意的几个具体问题 二、安排会议地点 （一）安排会议地点的要求 1、能够推动举办地的政治、经济和社会发展 2、能够突出会议的主题 3、能够营造良好的会议氛围 （二）安排会议地点应当综合考虑的几个具体问题 三、确定会议名称 （一）会议名称的含义和作用 （二）确定会议名称的方法 （三）使用会议名称的注意事项 第六节 安排分组活动、专题会议与发言 一、安排分组