无锡会计电算化考试知识点 数据清单及其管理分析.docVIP

数据清单及其管理分析 一、数据清单的构建 （一）数据清单的概念 Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的 Excel工作表。 数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 （二）构建数据清单的要求 为了使 Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有： 1.列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。 2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。 3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。 4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。 二、记录单的使用 （一）记录单的概念 记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 （二）通过记录单处理数据清单的记录 1.通过记录单处理记录的优点 通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的