然尔特实业集团公司文书档案立卷归档管理办法.docVIP

文书档案立卷归档管理办法 第一节 总 则 第一条 为加强本公司文书档案管理，特制订本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接收人交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二节 文件材料的收集管理办法 第四条 公司办公室设立专门的档案人员，负责管理公司的文书档案，其他各部门由后勤主管兼任档案管理工作，所有档案管理人员须报办公室备案，若有变更需立即通知,工作由办公室统一归口管理，其工作职责： （一）按公司《文书档案立卷归档管理办法》规定的立档范围收集、整理、立卷、 鉴定、保管公司的文书档案； （二）做好档案的提供利用工作； （三）进行档案鉴定、统计； （四）认真学习《中华人民共和国档案法》等有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的方法，保证档案质量。 第五条 各部门专（兼）职文书的职责 （一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 （二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 （三）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第六条 本公司印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第七条 若该工作由几个部门参与，文件材料和会议文件由主办部门收集归卷。 第三节 归档范围 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条 公司的请示与上级机关的批复、对外的正式发文及与有关单位来往的文书。 第十一条 公司反映主要职能活动的报告、总结及各种工作计划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十二条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十三条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工劳动、工资、福利、奖励、处分的文件材料。 第四节 立卷要求 第十四条 统一规范立卷，保证案卷质量，立卷工作由办公室档案员负责组卷、编目，各部门兼职档案员配合。 第十五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，普通文电若与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第十六条 所有文书分年度立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他文件的立卷按照有关规定执行。 第十七条 有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。 第十八条 案卷封面字迹要工整、清晰。软卷宗封面内页第一页为目录，封底为备考表，以案卷号排列次序装入卷宗盒保存。 第五节 档案管理实施细则 第十九条 文件收文要求：档案管理员应认真对文书进行整理、收集归档工作，文件结案移送归档时，根据如下原则点收： （一）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 （二）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补。 （三）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 （四）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 第二十条 文件整理要求：点收文件后，应依下列方式整理： （一）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 （二）右方装订文件及附件对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。 （三）若文件皱褶、破损、参差不齐时，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第二十一条 按档案分类编号表理档归卷，装订时以同一“小类”案件于一档夹为原则，如案件较多，一个档案夹不够用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次