4、时间管理.ppt

如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向，或在无聊中荒芜生命。 工作计划制定的注意事项 A、事先的了解： （1）所在部门的业务定位 （2）所在岗位的业务定位 （3）上级主管的业务目标 （4）上级主管对你的期望和要求 （5）与其它相关岗位的业务接口关系 B、遵循5W2H原则 Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本 C、设置控制点 （1）在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题。　　 （2）坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。 3、不要让别人浪费你的时间　 3、1 打电话的艺术 　　A、事先的约定与准备 　　B、保持简短而明确的开场白 C、控制通话时间、保持通话主题 D、过滤电话 　　 3、2 当你被打断时 A、来自上司的打断 以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招： 　 有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等。 时间管理的六项基本原则： 　　1、明确目标 　　2、有计划、有组织地进行工作 　　3、分清工作的轻重缓急 　　4、合理地分配时间 　　5、与别人的时间取得协作 　　6、制定规则、遵守纪律 1、 原则之一：明确目标 1、1 目标刺激我们奋勇向上 在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。 许多年前，某报做过300条鲸鱼突然死亡的报道。这些鲸鱼在追逐沙丁鱼时，不知不觉被困在一个海湾里，报道上说：“这些小鱼把海上巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死，为了微不足道的目标而空耗了巨大力量。” 那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？ 我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。　　 请记住：从本质上说，成功是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。为什么有的人成功之后，又会感到空虚？为什么有的人得到名利后，却发现牺牲了更可贵的事物？ 1、2 如何制定目标 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的： 　　具体的（specific） 　　可衡量的（measurable） 　　可达到的（attainable） 　　相关的（relevant） 　　基于时间的（time-based） 　　 A、具体的： 有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。 　　 B、可衡量的： 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。 C、可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。有些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标；而有些人则没有。 D、相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性。 E、基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？ 2、原则之二：有计划、有组织地进行工作 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面： （1）将有联系的工作进行分类整理。 （2）将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 （3）按排列顺序进行处理。 （4）为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 （5）由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 　　（1）、确立目标； 　　（2）、探寻完成目标的各种途径； 　　（3）、选定最佳的完成方式； 　　（4）、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 　　（5）、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 　　（6）、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。 3、 原则之三：分清工作的轻重缓急 请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ （1）先做喜欢做的事，然