2016年高效会议.pptVIP

高效的会议 成功的会议 有效——藉着团队的集思广益,解決个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露个人才能。 參与——參与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间內完成开会,這就是效率。 学习——在參与开会的同时有更多学习的机会。 会议的管理 会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的议題 需要集思广益的 无法私下协商的 会前---准备 会中---探讨-沟通-决议 会后---落实-确认-奖优罚劣 (1) 会议的时间 (2) 会议的地点 (3) 参加会议人员 (4) 正确的决定 准备会议的五大关键要点 (1) 会议目的 (2) 参会对象 (3) 信息内容 (4) 方式方法 (5) 会议安排 会议方式 (1) 会议领导控制 信息给予 人数众多 领导更容易 短时间大量信息 较少的变动 无自由信息流动 (2) 群体参与 解决问题 决策 人数较少 领导较难控制 更多干扰与情绪 容许其他观点 更好的决定 人们感觉更好 需要更多时间 必须控制讨论进程 会议安排 列明每项议程所需要时间 控制会议节奏，确保在规定时间完成 会议环境的选择应注意排除电话、噪音、外来人的干扰 座位的摆放应确保参会人的参与 准备可视化工具 座位摆放 一字形 圆桌形 U形 方形 八字形 你的会议筹备得如何? 拟定会议议程 会议主题 会议时间与地点 会议主持人 出席人员 发言人及内容介绍 会议讨论要点 参加会议注意事项 会议工作人员 议程 设 計 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——將尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尷尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 会议议程例 會議通知範例 情景讨论 最近公司中一些重要岗位的中层经理要离休，公司本来一贯是严格地从内部选拔人员，但不久就发现提拔到中层管理职位的基层员工缺乏相应的管理能力，导致业绩不断下滑。为了扭转颓势，公司决定起用“空降部队”，从外部直接招聘具有高学历、出国留学背景的海龟替代中层空缺岗位。不料这些空降部队进来后，在公司内部引起轩然大波，下面的员工纷纷感到不服气，“凭什么一来就能做头把交椅，我辛辛苦苦到公司几年了还坐冷板凳？” 导致上下级关系十分紧张，好多核心岗位关键员工也纷纷跳槽。海龟们做了几个月后，感觉自己的雄伟计划遇到重重阻力，不能顺利实现，一个个也黯然离去。 任务1：在此背景情况下，各小组请先设计一份会议议程。 会议资料与文具准备 会议须知 议程安排 纸笔等文具 会议的通知 确定会议参加人员 正式会议至少应提前一周将会议通知下发到各参会人手中，并确认 临时会议前应让相关人员提前做好准备员，以免与工作冲突 递交背景资料与相关发言人，准备发言内容 会议三步曲之二 主持会议的原则 以人为本——主席应尊重、肯定与会人員,让每 位与会人员受尊重且能夠自我发别 展。 停止操控——应在会议中集思广益、促成组织 学习、培养与会能力。不可用职权 來控制议程、只求个人決议. 目标与过程兼得——在过程在达到目标,让每 个人享受到学习的過程。 对事不对人 感觉与理性兼顾 解決问題也处理情绪 与会规则 要守时,坚持到底 要做事前准备 針对主题主动发言,简短扼要 对事不对人,不做人身攻击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断 主席注意事項 独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对決议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场來化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人 操控整個会议的议程。 如 何 开 场 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人 员自我介绍,并说明对会议的期待,以 促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的: 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序 和预估时间。 会议期待: 开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达成率只有7