文件的管理办法.docVIP

收发文件管理办法 第一条 总则 为提高我公司行政事务管理效率，规范公司的收发文处理工作，加强电子文档的存档管理工作，特制定本办法。 第二条 收发文管理体制 本公司所有收发文件，均由综合办公室统一负责，综合办公室指定专职人员负责收发工作。 第三条 收发文程序及规范 1、签收：本公司所有外来文书，均由办公室专职人员负责签收，包括其他公司等各股东单位的传真及上级领导的批示或上级部门批转我公司处理的公文，通知等。 2、登记：办公室人员收文后将公文的标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记，并按收文顺序登记在阅文卡上和收文登记表上，存档保存。 3、拟办：办公室专职人员在收到公文后应全部交给办公室主任，有主任提出处理意见，紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。 4、签批：办公室专职人员按办公室主任提出的处理意见分送相关领导签批。 5、分送：有办公室专职人员按相关领导或办公室主任的签批意见分送其它有关领导和相关部门，从签收，登记，拟办到分送，时间一般不得超过3小时。 6、传阅：（1）公司领导批示的文件有办公室专职人员送相关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，对急办的文件，办公室应立即将文件送公司相关领导批阅。领导不在时，办公室人员应根据文件的内容及时限的要求，交相关部门或人员办理，事后及时向公司领导汇报，并做好督促工作，各级领导阅、批公文应仔细、认真、阅毕应签上姓名，并注明日