《前台读》岗位说明.docx1.docxVIP

前台岗位说明主要职责具体内容执行依据输出结果结果评价标准1.前台电话的接转听1.接电话，在电话响起3声之内接听，并以标准普通话问候：“您好！东方智慧！”问清对方单位、姓名、来电事项后根据情况及时转接。2.转接电话，先问明情况后再行转接；如是找领导的电话，先给对方讲：“对不起，请您稍等，我帮您问问。”问领导接进与否后，再接入或婉拒。婉拒：“对不起，领导今天不在/领导正在会议中。请问您需要留言转达吗？”记录好对方的留言再行转达。3.负责接听总机电话，工作时间内不得离开总机，如离岗需请人带值岗，或者将总机转入行政主管分机，或进入电话留言状态。下班后将总机转入留言状态。4.负责对总机进行保养，若需维修，及时通知行政主管。5.准备好留言簿，以便各类电话接听留言、客户留言、外送单位留言等记录，对于各留言，前台应及时通知当事人。1.学院员工手册。2.学院前台工作规范。1.转接听电话记录。2.电话留言薄。1.及时， 电话接听是否是在3声以内。2.准确，转接零出错率。3.不在岗位时是否转入行政主管办公室或进入留言状态。2.访客接待1.迎接，访客进入大门，立即起立微笑地问候：“您好，欢迎来到东方智慧，请问有什么可以为您服务的吗？”2.问询：“请问您找哪位？有预约吗？”有的话，先电话问询预约人，允许后引导客人至指定地点，请客人稍等，送上茶水。未预约者，问询来访者单位、姓名，访问者姓名，来访事由。再电话咨询访问者是否接待。将访客引导至等待区，请客人稍等，说明访问者在做什么，稍后就来，并送上茶水。不方便接待者，则请来访者留下联系方式婉拒：“某某正在开会/讲课或不在，请您下次约见。3.如是约见先生的客人，先咨询先生的助理先生是否有预约接待，再引导至先生助理处，再由先生助理接待。再听从先生助理的安排按相应的接待级别予以配合。4.来访者应由访问者送出办公区域，否则，前台应迅速用电话弄清事由，方可送客。1.访客接待礼仪。2.学院的电话分机联络表。1.访客登记薄、留言薄。1.准确：领导约见的则准许进入办公楼层，不能随便放进任何一位。2.引导至规定地点等待，不可让来访者随便进入办公区域。3.服务周到，零投诉率。 3.信件收发与统计1.接收、发送信件，并及时转交给信件接收人，不得晚于信件接收指定日期。2.听从领导的安排，代写指定的信件发送联系方式。3.公司信件发送费用的统计与报销单填写。1.领导交办的信件收发任务。1.信件接收登记表。2.发件回执。3.费用报销单。1.收发件及时，不得晚于规定日期。4.订票、订餐、订水1.听从领导的安排，了解领导的订票需求：交通方式、目的地、时间、目的地的住宿安排等。2.按照领导的要求订取票，如是航班等，则请票务公司先将信息发送给前台，再由前台转发给领导，严禁将领导的手机信息外泄。3.做到及时准确合理控制成本，选定好2-3家票务公司，做好每月汇总信息，月底核对结账用。4.每个工作日的中餐统计与订送，做到及时准确。不错订员工的预定的菜品，不晚于12：00用餐时间。5.保证每天的饮用水充足，饮用水的仓储量不得少于5桶，周五要保证周末加班的伙伴有水喝。1.领导的订票需求。2.票务公司出具的票价单。3.员工的订餐需求。4.餐馆的菜单。1.订票统计表。2.订票月度汇总表。3.订餐统计表。4.饮用水订送统计表。1.订取及时，不晚于领导安排的出差和返回时间。2.信息准确，不定错目的地。3.及时订餐，不晚于12：00用餐时间，不错定员工预定的菜品。4.保证每个饮水机上都有水，仓储的数量不得少于5桶。5.办公用品申请发放与管理1.申购办公用品与文具，货比三家，择质好价优者采购。2.采购回的办公用品入库3.办公用品的领用与发放，并予登记。4.每月对办公用品进行盘点，及时统计各部门下个月的办公用品申请需求表，并申请采购，不得晚于请购单位的需求日期。5.办公表单的制作与管理，所有单据整齐摆放到指定位置，熟悉各类表单的使用及对接人，做好员工使用的相关辅导。1.办公用品采购申请2.部门的办公用品需求申请。1.办公用品采购申请表。2.办公用品入库单。3.办公用品领用登记。6.外出申请、派车申请，费用报销等办公表单。1.办公用品数量是否充足。2.及时请购，不得晚于部门申请的需求时间。3.准备好足量的各类表单，单个种类表单的存量不少于10单。6.员工考勤与文化纪律管理1.登录员工出差单据与考勤汇总表，每月2号汇总交到人力资源主管处，遇法定节假日，则在当月最后一个工作日下班前汇总上交。2.做好每天晨会值日安排，并汇总每周《员工文化纪律成长表》。 3.文化纪律的督导与执行。1.学院考勤规定。2.晨会值日安排表。1.《员工月考勤表》。2.《员工文化纪律成长表》。1.《员工月考勤表》数据准确无误，零出错率。2.《员工文化纪律成长表》汇总及时准确、无纰漏。7.员工入离职管理1