第三章会议筹备阶段的会务操作课题.pptVIP

第三章　会议筹备阶段的会务操作 第一节　拟定会议计划 第二节　拟定会议议程、日程与程序 第三节　制发会议通知 第四节　准备会议材料 第五节　制发会议证件 第六节　布置会场 本章要点与要求 (一)　本章要点 拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制作会议证件 布置会场 (二)　本章要求 了解会议计划的制作 掌握制定会议议程、日程与程序 掌握会议通知的基本写法 能够给领导写发言稿 了解会议证件的种类与基本制作方法 能够熟练布置中小型会议的会场 第一节　拟定会议计划 一、制订会议计划的意义 “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会议的基本情况，拟定详细的会议计划。 二、会议计划的主要内容 （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。 （二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。 （三）制订会议预算 （一）成立会务工作机构 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作