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阅读新闻 文书档案的整理方法与步骤 [日期：2012-06-12] 来源：翁牛特旗档案局? 作者：董文海 [字体：大 中 小] ? 第一种方法：立卷整理方法。5个步骤。 第一步 分类 1、分年度。区分文件材料所属年度，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。 2、分大类。一般采用“年度－机构（问题）”的分类方法：在一个年度的文件中，将属于同一机构或同一问题（与分类方案所列机构或问题一致）形成的文件材料放一起。 3、分级别。在每个大类里按上级文件、本机文件、下级文件将文件再次清理，将同一级别的文件放在一起。 4、分保管期限。按照国家档案局第8号令，文书档案保管期限为永久、30 年、10年。 在每种级别的文件材料中按文件不同的保管期限再次分清，将同一保管期限的文件材料放在一起。 判断文件材料保管期限的同时，可对无保存价值的文件进行剔除，如：上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、本级重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件和下级报送的不必备案的文件等进行剔除。 特别提示：以上将文件材料层层分清，有利于下一步科学地组合。分类是组合的前道工序，只有分类清楚了，组合时才能有条理，容易操作，否则将会眉毛胡子一把抓，影响组卷质量。 第二步 组合 组合就是将经过分类的文件材料按照其构成特点，将某方面具有共同点和联系密切的文件组合成案卷。 基本要求：以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。 基本方法：“文件特征”就是从文件的组成结构中抽象概括出来的文件所共有的特点，有问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、地区特征、通讯者特征等六个特征。“立卷特征”就是变文件特征为立卷方法。如按问题特征立卷，就是以问题作为区分和组合文件的依据。 在具体组合过程中，只按一种立卷特征方法组成的案卷是极少的，多是几种特征结合使用的。要根据文件材料的主要特征，然后根据其数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。 组合时应注意以下几个方面： 1、不同大类的文件材料不能组合在一起。 2、不同保管期限的文件材料不能组合在一起。 3、不同级别的文件材料因保管期限不同，因此也不能组合在一起。除了某些上级针对 本单位的文件材料可视情况与本级相关文件组合一起。 4、密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。 5、当数量特别少时，可以将相近、相关问题的文件材料组合在一起。但这些问题必须 属于同一年度同一大类下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般比超过5个，否则就显杂乱。 特别提示：组合不是随意、主观地把若干份文件组在一起，组合过程中要把握这个要点：即在同一年度、同一大类中，同一问题或相关问题、级别相同、价值相同的文件材料才可以组成一卷。 第三步 编目 编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。基本10个小步骤:拟写案卷标题→卷内文件排列→卷内文件编号→卷内文件目录的编制→卷内备考表的编制→案卷的装订→填写案卷封面→案卷的排列、编号→卷脊项目的编写→编制案卷目录。 1、拟写案卷标题：案卷标题“三要素”结构：作者—卷内文件的制发单位名称。问题—卷内文件涉及的问题。名称—卷内文件文种的名称。如：ⅹⅹⅹ人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复。 特别提示：计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰文件等组成的案卷，其标题中应反映出年度，即由作者—时间—名称构成。如：ⅹⅹⅹ人民政府二0一0年党政联席会议记录。 初卷组成后应立即拟写案卷标题，拟写时在纸上标明案卷类别、题名、卷内文件的起止时间、页（件）数、保管期限，用夹子与卷内文件材料夹在一起。待卷内文件排列好后，将草拟的案卷题名与调整后的案卷内文件仔细对照一下，看标题拟写是否准确，并及时修改、完善。 2、卷内文件排列：（1）单层排列。卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列。（2）多层排列。卷内文件两个以上作者、问题单一的，按作者—时间两层排；作者单一、两个以上问题的，按问题—作者—时间或作者—问题—时间三层排。 特别提示：一些有密切联系的文件排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；事件、事故、案件材料结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。 3、卷内文件编号：按已排完的文件顺序依次编写页号，页号的位置在文件的正面右上角，背面有文字的编在左上角。背面为空白页不编页号，卷内目录、备考表不编页号。 4、卷内文件目录的编制：卷内文件目录的项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。放在每卷文件材料的最前面。 5、卷内备考表的编制：备考表的项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。放在每卷文件材料的