学生档案管理办法.doc

学生档案管理办法（试行） 第一章 总则 第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，结合我校实际情况，特制定本办法。  第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。 第四条 学校加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。 第五条 学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学生档案由学生工作部统筹协调，各学院具体负责并设立学生档案室，配备专职人员负责学生档案的管理工作。 第二章 学生档案管理职责 第六条 新生档案，按来档途径由各班级、各学院接收后，各学院统一汇总、整理后按专业登记造册（一式两份），并移交学生档案室，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，各学院、各班级及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。 第七条 各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交校学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。  第八条 学生档案室工作职责  （一）接收、鉴别和整理学生档案材料；  （二）办理学生档案的查阅、借阅；  （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料；  （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；  （五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；  （六）办理其它有关学生档案事项。 第三章 学生档案归档范围及分类 第九条 归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。  第十条 学生档案的归档范围及其分类:  第一类 学生登记表、毕业生登记表；  第二类 鉴定、考核、考察材料；  第三类 学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料； 第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料； 第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；  第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）； 第七类 出国留学材料； 第八类 学生入学及毕业体检表 ，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表； 第九类 有工作经历的个人人事档案材料； 第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。 第四章 学生档案收集与管理 第十条 学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。  第十一条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。  第十二条 不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还材料来源单位处理。  第十三条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档前，要使用统一和规范的学生档案袋。  第十四条 学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸或学校规范表格，用蓝色或黑色钢笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。  第十五条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。 第十六条 因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。  第十七条 留级学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。